电算化会计档案管理的特点和应注意的问题
一、电算化档案的特点 广义的电算化会计档案，是指存贮会计数据（各种凭证账簿、报表）和程序的软盘及其他存贮介质，系统开发运行中编制的各种文档以及其他会计资料，同时辅之以打印输出的各种纸质账簿、报表、凭证。狭义的电算化会计档案只包括前者，即保存在磁盘、可读写光盘、磁带等存贮介质上的会计档案。如不作特殊说明，下文提到的电算化会计档案均指其狭义概念。与传统的会计档案相比，电算化会汁档案一般具有如下几个特点： 1.电算化会计档案比传统会计档案具有更广泛的内涵。它除了包括打印输出的记账凭证、会计账簿、会计报表外、主要是指电算化会计系统中的所有系统软件、会计软件程序及其全套文档资料。 2.电算化会计档案较传统会计档案有更多的存贮形式且对存放条件要求更高。它一方面以打印输出的纸质账簿、报表、凭证的形式存在，另一方面主要以磁性介质或光盘的形式存在，包括存贮在机硬盘上系统正在使用的档案资料和存贮在软盘、光盘等存贮介质上作为备份使用的档案资料。后者受存贮介质质量、存放环境和存贮有效朗等因素的很大，保存不当容易遭到破坏。 3.电算化会计档案较传统会计档案易于修改，且不留痕迹。 4.电算化会计档案的使用和会计软件的版本密切相关。 5.电算化会计档案必须借助于一定的环境才能再现在使用者的面前，且使用时具有方便、快捷、直观，容易产生一些结果，可以对管理和决策提供较好的支持。 二、电算化会计档案管理应注意的 鉴于电算化会计档案具有上述区别于传统会计档案的特点，在电算化会计档案的管理工作中，除了传统会计档案管理应注意的问题外，还应特别注意以下几个问题： 1.要特别注意对电算化会计档案中软件文档的管理。这些软件文档是进行会计信息系统维护必不可少的资料，它可以帮助理解别人的设计思路和编制的源程序代码，同时一个软件系统由于主客观的原因不可避免地会产生一些问题，如果没有保存完整的软件文档，系统的维护将非常困难，甚至不可能。 2.针对电算化会计档案受质量、温度湿度、磁场等因素的影响较大，易受破坏的特点。在管理时应注意如下问题： ①在选用保存会计档案的存贮介质时，应特别注意选用质量较好、可靠性较高的介质，存贮介质的质量关系到会计档案能否被使用，而纸张的质量只会影响到使用效果； ②对存放在存贮介质上的档案应写好保护字样，存放在防潮、防热、防尘、防磁的场所： ③对存放往年会计档案的介质应定期复制，如每半年复制一次且最好复制双份存放在不同的地点； ④对使用时间较长的存贮介质应定期进行替换； ⑤对硬盘上的'会计档案应定期备份到软盘或光盘上。 3.针对电算化会计档案易修改且不留痕迹这一特点，在进行管理时应注意如下： （1）对硬盘上的会计档案，应具有相应的安全保密措施，防止对会计档案进行修改。常用的安全保密措施有： ①用户识别控制，防止非法用户接触会计档案。 ②操作日志管理，应由系统自动进行操作登记，建立加密的机内操作日志，监督系统操作，留下审计线索。 ③数据存取权限限制，对安全保密程度不等的数据，应给不同的使用人员赋予不同的操作权限，防止越权使用。 （2）对存放在软盘或光盘上的会计档案应至少一式两份分别在会计和机操作部门的档案柜存放，以防止某一方面存贮介质损坏造成数据丢失或单方面修改会计数据。 4.针对电算化会计档案和软件版本密切相关的特点，在对电算化会计档案进行管理时应注意保存各种版本软件系统的软件档案和相应的磁性介质或光盘会计档案。在具体进行操作时可在存贮介质的标签上注明软件的版本号，保存会计档案的介质上标明与哪个版本的会计软件相对应。 5.针对电算化会计档案必须借助于特定的环境才能再现的特点，在进行管理时必须注意组织力量编写一套电算化会计档案管理软件，以便对往年资料进行管理；同时利用电算化会计档案处理方便、快捷、直观，对管理和决策支持性好的特点，利用保存完好的各个时期的数据，进行财务（趋势分析、对比分析）和预测，为的经营管理服务。 为了更好地管理电算化会计档案，使其发挥更大的作用，除了注意上面提到的问题外，还必须形成一套电算化会计档案的管理制度，包括存档手续、分类管理办法、使用审批手续、保存期限及销毁手续等，以便对电算化会计档案的管理形成制度化。