浅谈如何运用工作说明书

时间：2022-03-11 12:23:02 管理毕业论文我要投稿

浅谈如何运用工作说明书

　　随着社会经济的不断发展，人们对于“人文关怀”的重视程度也不断提高。下面是小编为大家收集的浅谈如何运用工作说明书，希望能够帮助到大家。

浅谈如何运用工作说明书

　　浅谈如何运用工作说明书篇1

　　【摘要】文章描述了工作说明书在XM公司人力资源开发与管理体系中的应用，特别是在公司的人才招聘、员工培训、工作绩效考评的应用，我们可以从实际的应用中看到工作说明书合理应用明显使员工的满意度明显增加，工作主动性和积极性提高，离职率下降，组织的工作效率有较明显的提高。

　　【关键词】工作说明书招聘培训绩效考核

　　XM公司是浙江兰溪市一家生产、销售铝合金百叶窗材料及铝合金百叶窗成品的有限责任公司。其前身是一家制作布窗帘的个体户。公司成立于1993年，所有权属于一对夫妇，丈夫任董事长分管生产，妻子任总经理分管销售。公司所有权与经营权完全统一，是典型的家族企业。XM公司一直在窗帘行业发展，1996年通过对窗帘市场前景的准确预测，公司转产铝合金百叶窗销售并顺利发展。公司的组织结构以及工种（职位）也一直很简单。公司的一切事务不分大小都由总经理夫妇直接决策。现在随着其市场份额的快速增长，公司规模在迅速扩大，仅凭老板个人来管理整个公司已是力不从心了。由于管理不到位而造成的损失也日益显著，长期合作的客户对公司产品服务的投诉也逐渐增多。员工对公司的抱怨也以各种形式不断发生，导致工作质量与效率的下降，员工流失率不断上升，招聘成本上升等等问题反复发生，且有不断加剧的迹象。面对这样严峻的形势，MX人力资源部开始着手进行人力资源管理的变革，人力资源管理中的基础工作是工作的分析和设计。运用此次工作分析和设计的成果--工作说明书，对XM公司组织结构以及人力资源开发与管理体系进行了调整、完善。在一定程度上解决了XM公司目前人力资源开发与管理方面存在的几个突出问题。

　　一、工作说明书在招聘中的应用

　　工作说明书所提供的信息包括工作的主要任务，以及具备的人才条件。根据公司的人力资源规划、公司各部门的需求以及工作分析的结果来确定所需要的人员配备及组织内已有的人力资源状况。如果某岗位出现空缺，根据公司的激励制度首先考虑内部招聘，如果内部有合适人选依据工作说明书和内部招聘程序进行内部人力资源调配工作。如果不能从内部招聘，则要根据空缺岗位的工作说明书要求进行外部招聘工作。根据公司制度由部门主管提出招聘申请报人力资源部，人力资源部根据公司人力资源规划和定员定岗标准确认是否需要招聘，如果需要报总经理审批。为了激励内部员工，可以根据工作说明书的岗位晋升路线图优先考虑内部招聘；如需外部招聘，根据招聘的岗位和人员素质要求确定招聘渠道。此外，还可以根据工作说明书中的工作内容、任职条件等确定面试内容，在面试过程中，让面试者进行初次述职，一方面可以考察其对本岗位的认识，另一方面可以考察其工作经历的真实性。招聘预算，则需要考虑招聘人数、招聘渠道等，这项内容难以完全依靠工作说明书来进行判定。招聘时间则需要根据最迟到岗时间的要求来考虑。

　　根据工作说明书制定的招聘流程如图1所示，对招聘渠道进行了调整，面试人员、面试内容等都进行了合理安排，招聘效率明显提高。但在对因组织结构调整出现的新管理职位进行招聘时，效果不明显。因为他们普遍对中小家族企业的信誉尚缺乏信任。为了吸引这类人才，公司需要在其他制度方面进行改革，如集权与分权程度，高层次人才激励手段，信誉保障等。

　　二、工作说明书在培训中的应用

　　设计组织的培训计划和人才开发计划都需要运用工作分析与设计所获得的信息，工作分析与设计以及作为结果的工作说明书显示出了工作本身要求雇员具备哪些技能，从而自然也就能够了解雇员的培训需求，根据培训需求制定培训计划，才有可能使培训具有针对性、及时性和有效性。具体操作如下：根据工作说明书中的职位知识、技能与员工实际工作绩效进行对照，分析绩效落差原因，如果原因是因为工作说明书的原因，则需要对其进行修改，如果是员工原因，则需要分析原因出此哪一方面，从而确定是否可以通过培训消除绩效落差以及培训的目的、内容、方式等。

　　根据工作说明书制定的培训程序，XM公司对员工的培训进行了一个科学规划，主要从员工工作态度和工作能力两方面绩效落差的原因进行分析，从而根据分析结果确定培训目的、内容、方式、效果评价。这样既为员工创造了学习机会，促进了员工的发展，提高了员工积极性，也增强了整个组织的效率。目前，由于市场部的员工营销知识与能力普遍偏低，跟不上公司快速发展的步伐，公司正在对市场部的员工进行营销培训。培训的员工初步反映良好，普遍认为对目前工作起到了很好的指导作用。同时公司对新职员工也开展了为期一周的培训，并且有入职指引人负责指导。

　　三、工作说明书在绩效考核中的应用

　　有效的绩效考核对组织工作绩效起着积极的作用。在考核过程中要遵循一定的原则：适当选取考评内容和方法、明确考评标准、考评结果反馈、增加考评的民主度和透明度等。根据工作说明书中的工作职责则制定业绩考核内容、考核标准；职位特点则确定了考评的周期、方法，工作关系决定了参与考评的人员。2006年年终考评是根据新的绩效考评流程开展的。此次考核内容包括业绩考核、能力考核、个性评价。考评人员包括员工自己、部门主管、同事等，一定程度上改变了过去老板一人定论的现象。从而改变了过去老员工拿的多，新员工几乎没份的现象。员工的满意度提高，尤其是那些优秀的新员工。

　　建立在工作说明书基础上的绩效考核才是有效的绩效考核，才会对组织的工作绩效真正起到积极的作用。XM公司绩效考核的积极作用具体表现在：指引员工的行为。员工知道公司对他们的期望是什么，进而自觉把自己的行为引导到合适方向；监督员工行为；做出正确的奖酬决策，真正起到了激励与鞭策的作用；降低了员工的不满度和流失率。

　　四、工作说明书在薪酬设计中的应用

　　在薪酬设计过程中一般要遵循以下五个原则：内部公平性原则、外部竞争性原则、员工激励性原则、经济性原则、合法性原则。为了吸引并留住公司急需的优秀人才，在人才市场上企业的薪酬要有吸引力，尤其要与竞争对手比较。提高企业的薪酬水平固然可以增强竞争和激励。但同时不可避免地造成人力资本上升，从而在一定程度上削弱了企业竞争力，所以要坚持经济性原则。遵守国家、地方关于工资的有关法律这是最基本的原则，必须遵守。通过工作说明书所提供的工作信息进行的工作评价，从而区分影响付薪的工作因素，这样在一定程度上保证了内部公平性。因此工作分析是薪酬设计的基础，但并不是只要有了工作说明书，薪酬问题就全部解决了。在薪酬设计过程中不但要综合考虑以上五个原则，还要结合公司人力资源政策以及现有员工的需求状况。科学合理的薪酬结构将会对人力资源管理起到重要作用。同样它也是企业文化的一种外在体现。工作分析可提供绩效考评的依据，绩效考评过程就是将雇员的实际工作绩效同要求其达到的工作绩效标准进行对比的过程。而雇员应当达到何种绩效标准，以及需要完成哪些特定活动都需要通过工作分析来确定。一般较科学的薪酬设计流程图。

　　因此，首先需要进行工作评估。工作评估是指在一个组织内系统地通过评估每一种工作对于组织的相对货币价值来建立起具有内部公平性的薪酬结构的过程。只有对通过工作分析获取的关于不同工作的信息进行评估才能决定哪些工作值得企业给予比其他工作更高的`报酬。在本次工作评估中通过综合考虑本次工作分析的目的、经费预算不高、公司目前的职位数量不多以及各种工作评估方法优缺点等因素，从而最终选择了得分因素法为此次工作评估的方法。具体步骤：成立工作评估小组，小组成员由工作分析专家、总经理、各部门主管、经验丰富的老员工共10人组成。根据公司目前状况以及各职位特点确定评价的关键岗位，以及影响薪酬的主要因素和各因素的重要程度形成《工作评价指标及评分标准》。根据公司的薪酬政策，由于工厂各岗位主要采用的是记件工资制。此次选定的工作评价主要是针对公司的管理类工作。制定《工作评价评分表》、《工作评价总分表》、实施评价、汇总分析、反馈、调整等，最终确定XM公司关键职位等级排列表。

　　由于通过工作评价对工资等级进行了调整，一定程度上提高了内部公平性。员工对工资的抱怨减少。但是，薪资结构的科学合理与否直接影响着薪酬是否具有外部竞争性。目前将高层次人员薪资总额与市场相比较，尤其缺乏竞争性，这也是XM公司对高层次人员缺乏吸引力的一个重要原因。另外，在MX公司，工作说明书在职业生涯规划中尚未得到全面应用工作说明书提供了公司各种职位发展的路线图，员工可以结合自身的特长把员工个人的成长与企业的发展统一起来，让员工与企业共同成长。从而可以充分调动人的内在积极性，可以实现员工自我价值的不断提升和超越。由于目前公司员工文化素质普遍偏低，工作说明书在员工职业生涯规划的应用没有得到实践。

　　此外，合理应用工作说明书并不能解决人力资源管理的所有问题，需要中小企业的老板改变重市场、轻管理的观念，加强科学管理知识的学习。要想使人力资源真正成为企业发展的核心竞争力，加强企业文化培养，加强公司制度建设等等都是不可忽视的。

　　【参考文献】

　　[1]张慧：现代企业制度下的人力资源管理[J]，辽宁经济，2002（9）.

　　[2]R. Harvey, L. Friedman, M. Hakel, and E. Cornelius, “Dimensionality of the Job Element Inventory（JEI）. A SIMPLIF IED Worker-Oriented Job-Analysis Questionnaire,” Journal of Applied Psychology73(1998), pp. 639-646.

　　浅谈如何运用工作说明书篇2

　　近年来，随着我国义务教育的普及和加强，无论是地方的小学还是国家大力发展的重点院校，都随着学生数量的增多、学生素质的不断发展变化而做出相应的管理改变。而行政管理学无论是在政府机关还是在教学、机关部门办公工作上都有着良好的工作形式，在学校的各方面管理工作中都有诸多的契合点。学校的行政管理工作是指学校依凭一定的机构和制度，通过组织、计划、实施等行动，充分调动学校学生各方面的积极性，努力发挥学校现有资源，有效完成学校各项工作任务，实现预定目标的活动。

　　一、行政管理学在学校学生管理工作中的运用成效和不足

　　在学生管理这项复杂的工作中，管理者通过对行政管理学中的人本管理、计划、组织、激励、统筹、创新等基本原理的合理运用，不仅能够获得学校学生们的真心拥护，能够激发学生们积极向上的精神，也能够保证学生们进步的正确方向，提升学生工作者的威信，增强凝聚力；与此同时，还可增加学生对管理的依从性，增强学生的集体感、归属感，进而有效提升管理工作流畅性、有序性。

　　虽然行政管理学对于学校学生管理工作的开展起到了重要的作用。但是，随着行政管理实践的不断发展，行政管理学在一些学校学生管理工作的运用过程中存在的一些不足也日渐凸显。

　　（一）讲外国的多，讲中国的少

　　在讲授内容选择和时间分配上，讲传统行政管理学理论特别是美国行政管理理论偏多，讲现代行政管理学理论特别是中国学者对行政管理学理论的贡献偏少。学科体系的介绍基本上按传统的划分方法，在一般行政管理学教材和课堂上较多地介绍历史上行政管理思想的形成和发展过程、代表人物和代表作，较少介绍当代中国行政管理学的发展和中国化的行政管理学学科体系。

　　1887年伍德罗·威尔逊《行政学研究》的发表标志着行政管理学在美国的诞生，一百多年来行政学的许多重大理论发展、著名行政学家及其代表作大多产生于美国，美国行政学在世界行政学领域一直处于领先地位，以至于凡是论及行政学必称是美国行政学，但这并不意味着中国学者在行政管理学领域没有作为。事实上，近20年来，中国有一大批杰出的学者为行政管理学的发展作出了突出的贡献，涌现了中国特色的行政管理学派即夏书章学派、中国公共行政学派即郭济学派、中国行政管理学“┼ ”字型学派即欧阳雄飞学派等三大学派。夏书章先生为我国行政管理学的恢复、重建和发展作出了卓越贡献；郭济学派所倡导的公共管理理念對我国行政体制的改革产生了深刻的影响；欧阳雄飞先生早在1987年就提出了“中国行政管理学系统工程图”以及“中国行政管理学┼字型网络图”，在国内外行政学界产生了广泛的影响。但是现在许多学校在行政管理学教学中很少介绍这些内容，这样就难以在学生头脑中形成中国化的行政管理学学科体系的全貌。

　　（二）讲理论的多，讲应用的少

　　在处理理论知识与实践能力的关系上，讲定义、原理、意义等“概论”性的东西偏多，而结合实际讲“为什么”、“怎样做”的偏少。未能摆脱“从概念到概念，从理论到理论，甚至是感性+想象”的做法。在讲理论时注意了理论本身的系统性，但是理论与实践的结合，特别是与中国行政管理实践的结合不够。行政管理学教学落后于时代发展的要求，没有体现出行政管理学的时代性和实践性，难以有效地帮助学生掌握处理实际行政管理事务所需要的理论品质、实际能力和操作技巧，使行政管理专业毕业的学生就业竞争力不强。

　　（三）讲过去的多，讲现在的少

　　教学理念上没有反映出行政实践活动的巨大变化，教学内容跟不上行政管理发展的步伐，没有注意在教学过程中对学生进行现代行政思想的灌输和培养。过分强调了传统的行政管理主体对社会生活和社会公众的管理，忽视了社会公众对行政管理主体及其行为的制约和监督，忽视了行政活动领域的有限性和对行政权力的制约性。学生所学的理论不能很好地解决甚至解释中国实际问题。不利于培养学生的创新能力，不利于培养学生对社会现实问题的感知能力，培养出来的学生不能很好地适应现代社会行政管理的需要。

　　二、行政管理学在学校学生管理工作中的运用举措

　　（一）制定常规化的规章制度并完善相应的服务体制

　　学生管理部门的日常工作，是为学生提供一个良好的学习的平台。根据行政管理学的概念，在工作的前期，面对常规化的的问题，制定有章可循的规章管理条例，具有前瞻性的作用。在工作中做到有章可循、有法可依的工作方式。为学校学生管理部门建立规范化的学生工作体系，提供了一个良好的理论依据。

　　除此之外，学校学生管理部门还应逐步的完善相应管理体制机制的建设，建立服务型的行政管理制度，推动服务行为的制度化：

　　1.完善科学民主的决策制度。涉及到与学生发展息息相关的重大问题决策时，应广泛听取广大学生、家长的意见与建议，提高学生对于自身发展的决策信息的参与度，达到“公开、公正”的透明机制。

　　2.建立和完善沟通与回应机制。建立和完善部门行政机构与学生本人、家长沟通机制，确保双向沟通的及时性和有效性，使学生部门能够准确了解学生本人、家长的愿望和需求。

　　3.建立健全服务评估和监督制度。建立科学合理的服务评估制度，对学生部门的服务内容、质量与方式进行有效监督和控制。如：成立由学生和专家组成的督导办公室来加强监督，使部门管理工作在有效监督下开展等。

　　（二）提升学生工作管理者的自身素质，凝聚管理向心力

　　1.勤于学习，勇于实践。身为学生的管理者、领导者，须有渊博的知识，这是基础，是敏锐洞察力、科学判断力、有效组织力的基石和源泉。因此，无论从领导方法还是领导艺术角度分析，勤于学习，永不懈怠，积累知识都是必行功课。特别是在现代社会，环境瞬息万变，如果没有足够的知识储备，不及时更新既有知识，学生管理人员很容易受到大环境的排斥。

　　2.保持身心健康，保持工作热忱。学生工作具有相当的复杂性、繁琐性，是对管理者身心的双重考验，身体是学生工作的基础，心理、精神状态是关键。任何一件事情的完美处理，都必须有必要的体力，有健康向上的心，只有身心健康，学生工作的开展才能更加有序和稳定，更能感染学生，营造群体积极向上的氛围，从而凝聚向心力，达到最佳工作效果。

　　3.培养人格魅力。从管理制度上看，学生工作者是权利的行使者，这种权利从表面上分析是由组织和上级的赋予而来。但是在具体的管理工作中，靠这种硬性的授予权利的管理是不能取得最佳效果的。其实，学生工作者真正的权利来源，不是组织和上级授予的，而是学生内心认可赋予的。学生工作者的人格魅力是赢得下属尊重与爱戴的重要因子，这种人格魅力不是炫耀和浮夸，而是内心深处的伟大和平衡，是管理者给人的综合感受与气质。

　　（三）运用创新原理，进行人本管理

　　创新是管理学的又一基本要义。要成为一名优秀的学生工作者，就要积极主动的探索新工作方式和思维，遇到问题要能够运用创新性知识分析问题，要根据当前的发展形势积极创造新的工作氛围、探索新方法、解决新问题、实现新突破，努力开创全新的工作局面。隨着现代社会的发展，学生工作出现新问题和新情况，没有答案、没有模式也没有相关的经验，这就需要工作者能勇敢的面对，发挥创新精神探求正确的解决思路，跟上社会的发展速度，把握时代变化的脉搏。

　　（四）体现“本土化”思想

　　坚持教学研究的中国特色，在吸收传统文化精华及思维方式的基础上，注意对行政管理学教学的研究和创新，探索具有中国特色的行政管理学教学内容体系和方法体系。在教学中，要在全面介绍行政管理学理论的同时，注意多向学生介绍中国学者的工作和他们对中国行政管理学理论所作的贡献。行政管理学的本土化还要求在学科发展和教材建设上规划中国化的行政管理学学科体系。学生对本国的事、身边的事关注程度往往比较高，教师应该随时注意国家行政管理中重要事件的发生和发展，结合教材内容尽量选择那些最新发生的、有一定影响的行政管理重大事件充实教学内容，提高教学效果。

　　三、结语

　　本文首先对行政管理学在学校学生管理工作中的运用成效和不足进行了简单的分析和归纳总结，然后针对目前运用过程中存在的问题提出了相应的措施，为今后学生工作的有序、高效进行具有重要的借鉴意义。

　　参考文献：

　　[1]罗志云.新常态下单位行政管理工作的若干思考[J].亚太教育，2016（17）：78-79.

　　[2]王芳.南洋理工学院学生管理工作的启示[J].才智，2016（16）：38-40.

　　[3]刘玲.试论学生管理中的行政管理[J].中外企业家，2016（09）：136.

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