Excel在教师课时津贴统计中的具体应用

时间:2017-06-14 职称论文 我要投稿

  导读:教师课时津贴统计发放是学校的一项重要工作,通过对Excel函数功能进行挖掘,合理设置,应用在教师课时津贴统计汇总中,使这项繁琐的计算过程变得准确、快速、简便,工作效率大幅度提高。文章对Excel模板建立、函数应用、分类汇总、数据资源安全保护、课时津贴的具体统计等数据处理方法做了简述。其快捷的制表功能、强大的函数运算功能和简便的操作方法是各级各类办公室管理人员日常工作的好帮手,其中文界面直观明了,操作者无需高深的电脑专业知识,只要通过灵活运用,就可以解决很多工作中的实际问题,从而达到提高工作质量和工作效率的目的。教师课时津贴统计是学校每学期要进行的具体工作,快速准确的统计是该项工作的基本保证,应用科学合理的统计方法能够达到事半功倍的效果。多年来我们充分应用Excel的电子表格统计功能,对Excel的函数功能进行挖掘,合理设置,应用在我校教师课时津贴统计汇总工作中,取得了满意的结果。

  关键词:Excel,课时津贴,统计,应用,函数

  [摘 要]教师课时津贴统计发放是学校的一项重要工作,通过对Excel函数功能进行挖掘,合理设置,应用在教师课时津贴统计汇总中,使这项繁琐的计算过程变得准确、快速、简便,工作效率大幅度提高。文章对Excel模板建立、函数应用、分类汇总、数据资源安全保护、课时津贴的具体统计等数据处理方法做了简述。

  1、引言

  Excel是Office家族中的重要一员,能较好地帮助用户编辑和管理各种类型的电子表格以及自动处理。其快捷的制表功能、强大的函数运算功能和简便的操作方法是各级各类办公室管理人员日常工作的好帮手,其中文界面直观明了,操作者无需高深的电脑专业知识,只要通过灵活运用,就可以解决很多工作中的实际问题,从而达到提高工作质量和工作效率的目的。教师课时津贴统计是学校每学期要进行的具体工作,快速准确的统计是该项工作的基本保证,应用科学合理的统计方法能够达到事半功倍的效果。多年来我们充分应用Excel的电子表格统计功能,对Excel的函数功能进行挖掘,合理设置,应用在我校教师课时津贴统计汇总工作中,取得了满意的结果。

  2、Excel统计表格的设计

  利用Excel电子表格的公式、函数和数据处理功能代替手工计算,不但可避免大量复杂的数据运算过程和重复性劳动,而且计算快捷、准确,工作效率大大提高。

  2.1 建立津贴统计基本模板

  ⑴ 表头内容设计

  ①理论部分

编号 姓名 专 业 班 级 人数 学时数 人数系数 总学时 教学类型 职称 理论标准 津贴(元) 签 名

  ②实验部分

编号 姓名 专 业 班 级 人数 学时数 教学 类型 职称 教师 实验标准 实验员 实验标准 津贴(元) 签 名

  ③个人清单

编号 姓 名 理 论 实 验 其它 扣除 合 计 签 名

  ⑵ 课时津贴分类

  Excel文件是由工作簿组成,而工作簿由若干工作表组成。分别建立多个工作表,依次为理论部分、实验部分、外聘部分、还有如体育、听力、计算机,填表说明等。

  ⑶ 表格格式设计

  包括字体、字号、字型、字的颜色、行高列宽,还可用插入菜单插入批注,或用数据菜单的有效性,向输入信息栏填入相关提示信息,在职称栏填充诸如“请输入[教授]、[副教授]、[讲师]、[助教]”字样作为提示。在人数栏填充诸如“请输入班级实有人数”字样作为提示。

  2.2 函数及公式的设置与应用

  ⑴ 函数说明

  ①IF函数

  IF函数用于执行真假值判断后,根据逻辑测试的真假值返回不同的结果,因此If函数也称之为条件函数。它的应用很广泛,可以使用IF函数对数值和公式进行条件检测。

  语法为IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)。其中Logical_test表示计算结果为TRUE或FALSE的任意值或表达式。本参数可使用任何比较运算符。Value_if_true显示在logical_test为TRUE时返回的值,Value_if_true也可以是其它公式。Value_if_false显示在 logical_test为FALSE时返回的值。Valuese_if_false也可以是其他公式。简言之,如果第一个参数logical_test返回的结果为真的话,则执行第二个参数Value_if_true的结果,否则执行第三个参数Value_if_false的结果。IF函数可以嵌套七层,用valuese_if_false及value_if_true参数可以构造复杂的检测条件。

  ②AND函救

  AND函救用于执行逻辑与运算,所有参数的逻辑值为真时返回TRUE;只要一个参数的逻辑值为假即返回FALSE。简言之,就是当AND的参数全部满足某一条件时,返回结果为TRUE,否则为FALSE。

  语法为AND (logical l ,logical2,…,其中Logicall, logical2,…表示待检测的1到30个条件值,各条件值可能为TRUE,也可能为FAISE。参数必须是逻辑值,或者包含逻辑值的数组或引用。

  ⑵ 课时标准确定:我校规定理论(正高/副高/中级/初级)分别为65/55/45/35。实验(正高/副高/中级/初级)分别为32/27/22/17。因此,在理论或实验标准列函数设置应为:

  IF(AND(H6="理论",I6="教授"),65,IF(AND(H6="理论",I6="副教授"),55,IF(AND(H6="理论",I6="讲师"),45,IF(AND(H6="理论",I6="助教"),35,IF(AND(H6="实验",I6="教授"),32,IF(AND(H6="实验",I6="副教授"),27,IF(AND(H6="实验",I6="讲师"),22,17)))))))。

  公式里的H6、I6分别为教学类型列、职称列。只要设置好课时标准所在列的函数表达式,如本例中的J6单元格,其它单元格用右下角的填充柄进行拖动自动填充至所需单元格,也可采用选择性粘贴进行公式粘贴。

  ⑶ 人数系数确定:学校规定上理论课,班级人数<=90人为1.0、91~150人为1.2、151人以上为1.4。因此,在人数系数列函数设置应为:

  IF(AND(H6="理论",D6>150),1.4,IF(AND(H6="理论",D6>90),1.2,1))。

  公式里的H6为教学类型列、D6为班级人数列。

  ⑷ 总课时、津贴列均用自定义公式如总课时列=E6*F6;津贴列=G6*J6 。

  这里的E6为学时数列,F6为人数系数列;G6为总学时列,J6为理论标准列。

  2.3 数据安全性措施

  Excel文件是由工作簿组成,而工作簿由若干工作表组成。因此,基于Excel本身,可采取三种安全性保护方法:保护工作表、保护工作簿和文件设置密码保护。

  ⑴ 保护工作表。其设置方法为,将不允许用户输入的工作表中单元格选中,然后点击工具→保护→保护工作表。可以设定密码,以防止自己无意的修改或他人未经授权的修改。此功能可使非法用户只能看到工作表内容,但无法对文件进行修改。如果想在总体保护表的情况下对表的个别数据进行修改,可在保护工作表之前设置“单元格格式—保护”选项,选择锁定或隐藏复选框;取消锁定则在保护工作表后仍可修改此区域数据,设置隐藏可使保护工作表后隐藏公式。

  ⑵ 保护工作簿。点击“工具→保护→保护工作簿”,可以设定密码保护工作簿的结构和窗口。保护结构是指工作簿中的工作表将不能进行移动、删除、隐藏、取消隐藏或重新命名,不能插入新的工作表。保护窗口可以在打开工作簿时保持窗口的固定位置和大小。

  ⑶ 文件密码保护。具体操作为:点击工具→选项→安全性。可以设定打开权限密码或修改权限密码保护Excel文件。设置打开权限密码后,在没有输入正确的密码之前,Excel将不允许用户打开这个Excel文件,从而也就无法看到文件内容。设置修改权限密码后,输入打开权限密码,Excel文件将继续要求输入修改密码,如果密码无效,则只能以只读方式打开。

  ⑷ 设置数据有效性。如学时数、班级人数上下限控制等。

  ⑸ 插入批注或提示警告信息,尽可能避免原始数据录入错误。

  ⑹ 提高数据的自动输入功能。如当你输入班级编号时该班人数自动输入,有了人数以后其人数系数也相应自动输入等。输入教师编号时,其对应的姓名、职称都可完成自动录入等。

  3、课时津贴的具体统计汇总

  3.1教学工作量数据输入

  以个人或以教研室、实验中心为单位统一录入教师的基本信息及课时工作量,应用Excel自动填充,选择性粘贴功能来完成相关数据的快速输入,由于表格的统计模型已经做好,其它的相关结果会自动出现在表格的相应单元格中。如输入班级人数、职称、课时数,对应的人数系数、课时标准、总学时、津贴栏将自动刷新修改,完成自动求合运算。

  3.2数据汇总

  ⑴ 教研室汇总

  将个人数据转入教研室汇总表中,首先按教师姓名进行排序操作,然后按教师姓名进行分类汇总,根据需要可对每个教师的理论、实验总学时、津贴总额进行汇总。

  ⑵ 系部汇总

  将教研室汇总结果及每个人的详细清单数据转入系部汇总表中,每个教研室可以分为理论、实验两个标签。然后,进行系部总额统计汇总。也可对各教研室的工作簿进行关联操作,来完成系部课时津贴的统计汇总。

  ⑶ 学校汇总

  将各系部汇总结果及每个人的详细清单数据转入学校汇总表中。然后,用Excel的SUM、AVERAGE、MAX、MIN等函数,统计出本学期师均课时津贴,最大值及最小值,最后经排序、分类汇总等数据处理进行统计汇总,得出全校本学期要发放的课时津贴总额。

  4、结束语

  本文总结出了Excel在教师课时津贴统计中的具体应用,从应用中可以看出Excel的简单容易性和强大的函数功能,用Excel统计教师的课时津贴,具有灵话、高效、方便、准确的特点,能大大提高工作效率,降低工作强度。实际计算课时津贴时,所使用的数据比较多而且复杂。作者充分应用Excel的自动填充、选择性粘贴、函数及其公式和数据分类汇总等数据处理功能,快捷、准确地计算出所在教研室及所在系部每一位教师的课时津贴清单和系部汇总结果来,并及时报到学校教务处、人事处。

  用Excel计算教师的课时津贴,最重要的基础是建好Excel工作表模板。应充分和灵活利用Excel去实现数据的成批录入填充和自动修改,Excel汇总工作表的建立应尽可能地使用已经建好的工作表中的数据资源。只有这样,才能真正提高工作效率,使Excel在教学管理工作中发挥更大的作用。

  [参考文献]

  [1]陈丽霞.Excel在计算高校教师课时津贴中的应用[J].电脑知识与技术,2009,5(27):7753-7757.

  [2]张山风.Excel逻辑函数应用解析[J].办公自动化,2009,(20):44-47.

  [3]黄于富.Excel在学生成绩统计上的运用[J].贵阳学院学报(自然科学版),2009,4(03):71-74.

  [4]孔祥君.关于Excel数据加密的方案[J].同煤科技,2009,(03):11-12.

  [5]张佳蕊.Excel条件格式化工具的探索[J].科技致富向导,2009,(14):26-27.

Excel在教师课时津贴统计中的具体应用相关推荐