用团体工作程序技术改善会议成效(一)
论文摘要
专业会议辅助商开发了许多团体工作程序技术来促进会议成效,并带来了一定的效果.但是大多时候会议并不需要辅助商直接参与.
为了更好的运用团体工作程序技术,使会议到达一定的成效. 必须要遵循它的基本原则,在没有辅助商提示使用哪种技巧的情况下从辅助商使用的团体工作程序技术中去获取价值. 在会议前必须预先策划做些前期准备,可以使会议达到事半功倍的效果. 其中涉及到整个会议应该采取哪种会议类型,决议流程时处于什么位置,哪些流程技术适合在会议中使用等一系列的团体工作程序流程.并且最后能建立机制确定使用的方法是否有效. 只有合理的运用团体工作程序技术才能够使会议到达一定的成效.
关键词: Key Words
团体工作程序技术 Group process techniques
专业会议辅助商 Professional meeting facilitators
产生选择建议 Generate Alternatives
集思广益 Brainstorming
用团体工作程序技术改善会议成效
1. 专业会议辅助商已经研制出一种“集团”技术,旨在帮助团体更加有效地开会。这些团体工作程序技术有所不一样。研究表明,使用团体工作程序技术的团体更加满意自己的决定及更致力于实施.
2. 这意味你需要辅助商参与会议吗? 辅助商带给会议的是这些团体工作程序的技术知识,更重要的是在特殊的场合使用哪种技巧能发挥作用的理解能力以及何时提供建议时间点把握.所以如果你的会议非常重要. 如果会存在激烈的争执, 或者如果会议的主导力量是参与者而非领导者. 那么, 无可非议,辅助商是非常有帮助的.
3. 但是大多数经理也许每个月将有数以百计的会议。高级经理常常花多于50%的时间在会议上。现实是大多数经理不可能为大多数会议去会见辅助商。这挑战就是在不是总有一个专业人士围绕在你身旁告诉你如何使用技术，而从辅助商使用的团体历程技术中获得价值.
4. 这有一些你需要遵循的基本原则,。否则,当你真的需要字(词)处理技术时,你可能发现用电子应用程序处理的事情它可能是一个很了不起的电子数据表,但如果它对于任务是非常不恰当，那它就会阻碍而不是帮助团体有效率的工作。
5. 避免这类问题的秘诀就是当心你的工作会议。我经常告诉我的客户,在会议之前我所做的工作至少给他们带来50%的价值。所有的工作开始之前都是“早上好,今天的会议的目的是.... "而一个有效的经理承认他或她(或一个他/她指明)需要花时间去准备有设计者完成的会议策划。
以下是一些你在工作中需要解决的问题：
一. 会议类型有许多不同的会议类型，例如
信息简报 项目策划评估
诚信建立/团队建设 决策
产生新的主意或方法 争议解决
战略策划 问题解决/ 危机解除方法
许诺 庆典
6. 这种类型的会议的主题就是告诉你：谁需要参与,为达到会议的目的什么样的互动是需要完成,并为团队工作程序技术提供选择。 7. 许多会议扮演了多种会议工作功能角色。议事日程第一项可能只是一个简单的信息简报，而第二项会是一个决议项，第三项是一个问题解决项。你的日程必须很清楚的注明那一项是什么类型项。清楚的告诉人们：我们期望在这项议程中你要做什么。当这个不清晰的时候，即使人们非常努力的想成为一个好的会议参与者，却因为不知道被要求做什么而变得不知所为。
8. 在未来的发展中,各类协同技术变得司空见惯,确定会议的目的将是一个问题的序幕;“这个会议要求多少意义?”如果会议的目的是诚信建设,你或许需要与在这个会议室内的每一个人(所有的五种感官）进行面对面的会谈。如果会议是战略信息,你可以在网络上传一些好的信息,让他们下载它他们自己有利的(1-2感官)。
二. 决议流程中我们处在什么位置？
9. 做出决策通常需要许多离散的步骤,比如定义问题所在、生成方案、等等。有时这些步骤都发生在一个会议上。但是重大决策常常需要许多的会议才能通过。.
10. 在每一步,不同的行为需要不同的参与者。所以会议策划者指明这次会议规划的决策过程(或该议程)非常迫切。
描述决议流程步骤有几种方式，但我发现使用最普遍一种是：
确定问题或机遇（包括确定接受或者成功标准）
提出抉择意见
评估抉择意见
选择行动方法
确定实施计划
建立机制以决定你的方法是否有效