高校教务秘书的信息素养探讨论文

  摘要:高校教务秘书信息素养的提高不仅是高等教育信息化的需要,更是提高教学管理水平的需要。高校教务秘书的信息素养包含信息意识、信息能力和信息道德三个方面。作为高校教学管理基层的管理者和执行者,教务秘书应强化信息意识,增强信息能力,以适应高校教育改革发展的需要。

  关键词:高校;教务秘书;信息素养

  一信息素养的定义

  信息素养对于个人来说很重要,指的是一个人对于所需要的信息能够意识到的能力,能够采取一定的方式寻找到所需的信息,并进行正确的评价及有效的利用,最终能够创造出新信息。一个人信息素养的高低对于其对社会适应的能力有很大的影响,作为综合能力的重要组成部分,个人信息素养的提高应得到充分的重视。尤其在信息时代高速发展的情况下,高校教务管理人员应不断提高自身的信息素养,以促进专业能力的发展。

  二教务秘书信息素养的构成

  (一)信息意识

  意识是一个人的能动反映,而信息意识则指的是人们的头脑对于一些客观存在的信息及活动有能动的反映。主要表现为对关心的事物有较强的敏感力,通过观察做出正确的判断,从而对信息进行科学的处理与创新。信息意识作为人们一种特有的意识,在潜意识里存在并不断形成信息动机,从而提高了信息的寻找、利用及处理的欲望。高校教务秘书在工作中需要具备较强的信息处理能力,其要与院领导一起对教学大纲及教学计划进行修订,并对每学期的执行情况进行有效的核查;当教务处将教学任务下达后,高校教务秘书应做好分管领导的协助工作,将下一个学期教师的开课及学生的选课情况进行落实;同时本院教师的课程有变动的应予以及时的受理,并根据教师的情况进行调课,到教务处办理相关手续,并将具体的变动情况向教师及学生进行及时的通知与传达,以营造出良好的教学秩序;平时对于教师的授课情况也应有所了解,协助各领导将教学工作进行及时的检查;对于定期的考试应做到提前安排,考试的资料应进行有效的保管,在考试时能够及时提供试卷;对于教务处下达的通知及各种文件应进行分类整理并做好保存工作,学生的毕业设计、平时的各类成绩及课程设计应分类保管。总之,高校教务秘书的工作是非常繁琐复杂的,这就要求其要具备很强的信息处理意识及能力。只有教务秘书在平时将信息处理得当才能促进教务工作的快速发展,满足教学需要。

  (二)信息能力

  信息能力主要包括理解信息的能力、获取信息的能力、利用信息的能力,同时也包括对信息技术的利用能力。理解信息主要是指能够分析信息,并对信息给予有效的评价及做出决策。具体指的是对信息的内容及来源能够进行有效的分析,对信息质量有较高的鉴别能力,对信息价值做出最终的评价,以为信息的取舍做出最后的决策;获取信息指的是对信息进行摄取的方式,通过各种方法能够对信息进行收集、存储、记录;利用信息是通过利用存储到的信息对教学实际中的问题进行有效的解决,能够对科研的推进起到积极作用;将信息的利用价值进行充分的挖掘,掌握信息的意义,从而能够进行综合性的运用,最终不断创新知识;利用信息技术是通过对现代信息技术与网络的有效利用,能够将信息进行及时有效的收集、处理、传递及表达。信息技术的优越性在目前的教务管理中得到了充分发挥,几乎渗透到教学管理日常工作的各个领域。教务秘书作为信息的吸收者和传递者,其信息能力的好坏直接关系到教务管理的质量。

  (三)信息道德

  信息道德是在信息活动的各个环节中对产生的道德意识、规范及行为进行规范的总和。这种道德也是在社会舆论及传统习俗的影响下,人们不断形成的一种信念、价值观及行为习惯,用来对人们的行为进行有效的约束,并能够对信息进行有效判断,从而规范自身的信息行为。高校教务秘书必须在获取信息及使用信息的过程中有一定的信息道德,要将伦理规范作为前提,不得危害社会或侵犯他人的合法权益,对于他人的知识产权及隐私权要给予自觉的保护,同时不能向教师和学生传递各种的不良信息而使其受到影响。信息道德是否高尚直接对信息素养的发展起着关键性作用,具备高尚的信息道德将会为信息素养的发展指明正确的发展方向。由于当下的信息传播媒体形式多样,在没有道德约束的情况下人们在享受信息网络的同时也会出现与道德相违背的现象。因此,这就需要高校教务秘书要具备较高的信息道德,从而为正确的信息行为提高保障。

  三做一个有信息素养的教务秘书

  (一)培养信息意识

  教务秘书应具有强烈的信息意识,从而能够在工作中具有很好的挖掘、收集与利用信息的能力。通过利用不同的资源对信息进行有效的筛选,分析信息事物的本质,找出问题的所在之处;同时能够在普通的信息中找到不同点,对信息加以选择性的利用,不断提高自身的信息利用能力。另外,教务秘书应在平时能够意识到自身所处的信息环境,将不良的信息进行有效排除,以免对工作造成干扰,不利于教务工作的顺利开展;主动通过各种途径去寻找信息并加以掌握,不断提高自身的专业能力发展,充分利用信息技术来解决管理工作中出现的问题。

  (二)明确信息需求

  教务秘书在日常工作中要不断地获取信息,获取信息是解决问题的起点,而获取信息的第一步就是确定信息需求。确定信息的需求有两层意思:一是确定信息的内容,二是确定信息的载体。准确定位信息需求,可确保信息的时效性、准确性和针对性,还可以减少教务秘书在获取信息时的工作量。网络时代信息需求的类型通常有:数据信息、事实信息、文献信息、软件信息、实物信息、综合信息等。一个有信息素养的教务秘书,能在问题求解和目标实现的驱动下,确认信息需求,能明确问题的性质和解决方法,能预先设想信息活动的结果或拟定相关要求和标准,从而使信息活动“有的放矢”。

  (三)增强信息获取能力

  信息获取能力首先表现为教务秘书了解和熟悉各种信息源,掌握信息产生的动态和信息传输的渠道。其次,信息获取能力表现为教务秘书掌握并应用多种信息检索工具。信息载体的多样性和信息渠道的复杂性,使得教务秘书必须熟练运用各种信息检索工具,才能迅速、准确地获取信息。第三,信息获取能力包括教务秘书熟练运用获取多种信息的技能。掌握一定的信息检索原理和方法,充分发挥逻辑思维分析和判断能力,能够准确、快速地构建信息查找的策略,是信息获取能力的更高要求。第四,有些信息是隐藏在其他信息之中的,更有许多信息的真正价值是不易被发现和利用的,因此教务秘书还应具有信息挖掘能力,即从大量的信息源中提取隐藏的、潜在的有效信息的能力。

  (四)有效整合信息

  高校教务秘书能够将新的信息进行有效的整合,并不断地联系自身的认知结构,将其进行有意义的融合,了解到需求从而将有用的信息进行聚集。教务秘书要想提高自身的信息素养,需要对信息进行不断的对比、归类,具备较强的分析能力及概括能力,并能够有抽象与建模思维,使得每一条信息都清晰地呈现出来;将收集到的信息总结出要点,归类整理后进行有效的生成,从而挖掘出有价值的信息。教务秘书的日常工作就是将各种信息上传下达,最后还要将信息归档管理。这一过程需要教务秘书对信息进行综合处理,使之实现有效地传达,有效利用。在教学管理中,教务秘书需要完成学校决策者与执行人之间的信息传递与交流的任务。还可以通过博客、群组论坛来实现与师生交流,收获更广阔的信息。可以记录自己的工作流程和心得,包括遇到的各种突发性问题。群组论坛可以各位老师和学生在任意时间、任意地点针对同一个问题发表观点,或者解答各位老师或者学生在教与学过程中遇到的各种问题。综上所述,一个合格的教务秘书必然是一个有信息素养的教务秘书。教务秘书是院系教学工作的重要参与者和执行者,是保证和维持正常教学工作秩序的重要力量。因此,教务秘书不仅要提高自己的角色意识,还要加强自身的信息素养,从而更好地为院系教学工作服务。

  参考文献

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  [2]黄兰.提高高校教学秘书信息管理能力之我见[J].成都纺织高等专科学校学报,2010,27(02):72-73+76.

  [3]张义兵.信息技术教师素养:结构与形成[M].北京:高等教育出版社,2003.

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