浅谈档案管理在行政工作的运用

时间:2022-03-24 12:51:48 行政管理毕业论文 我要投稿

浅谈档案管理在行政工作的运用

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浅谈档案管理在行政工作的运用

  摘要:

  血站档案是工作过程中形成的各种资料,具有重要的价值。本文阐述了血站档案管理的重要性,在此基础上,提出加强血站档案管理的有效策略,以期为提高血站档案管理质量提供指导和借鉴。

  关键词:

  血站;档案管理;对策

  一、档案管理的重要性

  1.加强档案管理,能够为数据保存与分析创造条件

  通过建立完善的档案管理程序,血站能够将采供血中形成的数据与信息保存起来,使其可追溯,确保血液满足标准要求。血站应当按照相关法律以及标准,逐渐改善制度、操作流程,进一步对献血档案进行细分,能够充分反映献血者健康状况与用血状况,这样一方面可以充分确保受血者与献血者身体健康,另一方面还可以提供大量原始资料。首先,能够为维权提供参考资料。当前,输血有关医疗纠纷时有发生,这种情况下,血站的档案能够作为自身认真工作的证据。因此详细记录、妥善保存档案,能够为血站维权提供强有力的证据。其次,能够为制定采供血计划提供依据。通过对业务档案进行整理,血站行政管理部门就能够掌握相关数据,在此基础上,制定科学的采血计划,以便于满足供血需求以及单位的科研工作。再次,有助于我国无偿献血事业的健康发展。经由相关技术的筛选,为构建各种血库提供了数据支持。档案能够为分析提供基础数据,通过对这些数据的研究,可以为临床供血提供强力支持。

  2.加强档案管理,对我国发展无偿献血事业非常有帮助

  首先,确保无偿献血者的合法权益。采供血档案中详细记录献血者的信息,通过分析相关资料,使血站行政管理部门能够全面掌握相关内容,不仅便于其开展工作,而且还能够为献血者提供保障,使其享受免费用血的权益。其次,为树立典型提供最详实的资料。我国自推动献血法以来,经常对无偿献血行为进行表彰。完整的献血者档案信息,可以为行政管理部门统计分析献血状况提供原始资料,使其通过分析找出其中的先进分子进行表彰,从而为促进该项事业的发展奠定基础。再次,为患者用血赢得了时间。当临床中遇到稀有血型病人急需输血的时候,行政部门就能够先对档案进行查询,利用这种方式,尽快找出最佳献血者,从而能够为病人脱离危险赢得时间。

  二、血站档案管理工作的有效策略

  1.充分认识到档案管理工作的重要性

  应当切实加强对档案法律制度的宣传和学习,提高所有员工的档案意识,尤其是使领导认识到档案管理的重要性。作为血站管理的有机内容之一,档案管理工作能否做好,关键是领导的重视,应当将该项工作摆在重要位置,纳入议事日程。应当切实加强对档案工作的宣传,使血站全体职工均能够领会到该项工作的价值和意义,大力支持该项工作。长期以来,由于血站的主要任务是提供医疗服务,而不注重对档案进行考核,所以往往存在档案工作可有可无的认识误区,同时,因受到资源的制约,该项工作非常易于被“打入冷宫”。提高各级领导对该项工作的认识,才能确保其有效开展。

  2.加强对档案资料的利用

  之所以要开展档案管理工作,就是要利用档案资料。所以,行政管理工作者应当树立良好的服务意识,确保血站档案资料能够服务于临床治疗、教研等工作。另一方面,还应当主动进行编研工作,开发档案信息,编写汇编,为使用者提供准确的信息。同时,应当切实强化档案利用反馈信息管理,以满足教研、医疗等方面的需求,使其利用率提高。

  3.完善相关制度

  构建科学合理系统全面的血站档案管理网络,制定档案管理相关制度,建立检查制度和质量控制制度,同时还要建立科学合理的激励机制,以激发员工的积极性。并且严格按照制定的制度开展工作,确保制度的权威性。

  4.加大对档案管理工作人员的培训力度

  档案管理工作者的素质在很大程度上决定着该项工作的质量,因此,应当设置专职档案员,由其负责开展档案从搜集到利用的一系列工作,确保档案准确、完整。同时,应定期组织他们学习相关法律法规。或者鼓励他们进行自主学习,例如继续教育、上夜校等。此外,还可以邀请该领域的专家对档案管理人员进行培训,使其技能与职业素养不断提升。

  5.实现档案现代化管理

  首先,应当不断改善档案保管设施水平,例如,可以设立档案库房,并且还需要安装是一定的保管设施,以确保档案的安全。

  其次,提高档案管理的信息化水平,通过电脑将血站所有的档案存储起来,便于使用者的查询,不仅能够提高工作效率,而且还能够在很大程度上节省时间。同时还应当引入各种新的信息技术,以提高其信息化水平。

  三、结束语

  综上所述,当今社会已经进入到信息化时代,社会节奏非常之快,唯有切实强化管理,才能使档案管理工作健康持续发展。为做好档案管理工作,应当使领导干部充分认识到档案管理工作的重要性,加强对档案资料的利用,加大对档案管理工作人员的培训力度,进一步完善相关制度,同时还需要引入信息化技术手段。

  拓展阅读:档案管理工作中计算机技术的运用论文

  随着信息时代的到来, 档案管理也在逐步走上信息化管理的轨道。 计算机技术的飞速发展,促进了计算机在档案工作中的迅速应用和普及。 计算机技术在档案工作中的应用,提高了档案管理的信息化程度和工作效率,对档案工作的开展具有重要意义。 档案工作中应用计算机技术,在起到相应作用的同时,也具有一定的不足,在应用过程中要趋利避害,促进计算机技术在档案工作中的应用。 档案工作中的信息量大而且繁琐,利用计算机技术对其进行管理可以有效提高档案管理的效率,但是在使用过程中也存在一定的不足。 本文将针对计算机技术在档案工作中的优势、存在的问题以及对计算机技术在档案工作中的应用进行探讨。

  1、在档案工作中应用计算机技术的优势

  索引检索速度快。 计算机技术在档案工作中的应用,最明显和突出的优势是提高了索引检索的速度,利用计算机技术,只要将档案的编号、目录等重要信息录入电脑,在需要时输入相关的信息就可以快速的查询到所要找的档案资料,方便快捷,为管理者和使用者都节省了时间。

  存储量大,节省空间。传统的档案信息多采用纸质进行管理,纸质的档案在存储时会占用大量的空间,检索速度也慢,已经无法满足档案管理工作的需要。 随着时代的发展,档案形式也不再只是单一的文字,图片、声音和视频资料不断涌现,需要新的载体对信息进行存储。

  计数机技术的使用解决了这一难题,海量信息的存储只需要通过一张或几张光盘就可以完成,提高了存储效率,同时也大大的节省了存储的空间。

  档案收集时间减短。 在档案管理工作开展之前,一定要先对档案信息进行收集,这是必不可少的前期准备工作。 人工手动收集的速度十分缓慢,极大的影响了档案管理的工作效率,应用计算机技术可以将档案收集的时间有效的缩短,提高档案收集的工作效率。 在利用计算机技术对档案进行收集时,可以对纸质的档案进行扫描,将其转化成电子形式的档案,然后利用计算机网络传输到档案数据库中进行存储和管理。

  统计效率的提高。 对于档案的统计包含两个方面,一方面是档案的基本状况统计,另一方面是关于档案利用情况的统计。 传统的档案统计方法主要是利用人工进行操作,但是这样做既浪费时间又浪费精力, 应用计算机技术可以对档案的各种情况进行快速准确的统计,迅速得出结果,大大提高了统计的效率。

  2、在档案工作中应用计算机技术的不足

  档案管理人员的`技术水平有限。虽然计算机技术的应用已经很普遍,但还是有一些档案管理人员对于计算机技术的掌握不是很熟练和全面,在档案工作中不能很好的利用计算机技术进行档案收集、存储和检索,降低了工作效率。 由于档案管理人员的计算机技术水平的不同,使得计算机技术并不能得到充分的利用,阻碍了档案管理自动化的进程。

  前期工作量大。 在利用计算机技术对档案进行管理时,要将纸质的档案通过设备转化成电子信息化的档案,要么采取人工录入的方式将档案信息录入电脑,要么对档案进行电子扫描再转化成文本或者直接进行图片保存。

  信息安全问题。利用计算机技术和网络技术存在着一定的信息安全问题,电子信息的存储通常都是利用数据库,一旦系统出现问题,可能造成数据的丢失,而且有些是不可恢复的,将会造成巨大的损失。

  档案的保密性弱化。众所周知,纸质文件一旦被修改,痕迹十分明显。 而电子文件和纸质文件最大的区别在于,电子文件没有了固定的形式,且易于修改,改动后不留下痕迹。 这使得文件保密性变弱。 在一定程度上,电子文件的保密性就不如纸质文件,虽然已有一些技术可防止伪造,不允许在"原文"上增删改,但其内容发生变化的可能性还是比纸质文件要大得多, 一些需要被高度保密的文件保密性变弱,这样不利于文件信息的安全管理。同时电子文档没法从字迹上分辨其原始性,不能通过印章或署名进行判断,从而有效地鉴定其是否为原件等等。 这些问题都从各个方面提出了对电子文件的保密性的严峻考验,电子文件在保密性方面存在隐患。

  3、完善计算机技术在档案管理中的应用对策

  针对前面提到的关于计算机技术在档案管理中存在的一些问题,要想充分实现计算机技术在档案管理中的应用,必须做好以下几个方面的工作。

  一是,充分重视计算机在档案管理中的作用。首先,档案管理人员必须充分认识到计算机在档案管理中的意义和价值,形成使用计算机进行管理的意识;其次,重视计算机技术的投入和使用从财力、物力、人力以及配置等各方面实现网络化管理,加大计算机硬件设备和软件设备的投入,营造现代化档案管理的环境和氛围。

  二是,注重人才的培养,重视对相关人员的培训。 一方面,重视这方面的专业人才的培养,招聘一些在计算机操作和应用方面具有专业水平的人员,提高应用计算机的使用效率;另一方面,重视对员工的培训,加大培训力度,首先,通过培训努力转变档案管理人员的观念,塑造全新的观念,形成新型的服务价值观,以便更好的指导自身的工作;其次,重视对相关人员操作能力的培训,让他们充分的掌握计算机的操作能力, 能够熟练的运用计算机来解决日常管理中的管理问题,并能够熟练掌握处理日常问题的办法。

  三是,档案管理人员在现代化的档案管理工作中,不仅要具备基本的业务知识,还要具备创新的思维,实现创造性的工作,使计算机技术在档案管理中得到更有效的发挥;另一方面,运用计算机技术管理档案,必须制定一套有效的、规范的工作制度,采用现代化的、科学的标准建立一个完整的管理系统,保证整个档案管理的有序进行,这也要求档案管理人员必须不断的努力学习新知识、掌握新技术,综合提高自身的工作能力。

  档案管理工作是一项巨大繁杂的工程,计算机技术的应用为档案管理工作提供了很多便利,提高了信息收集和管理的效率,但同时我们也应该重视计算机技术在档案工作中应用存在的问题。 加强对计算机技术的开发与利用,强化档案管理的计算机应用水平,提高档案管理的信息化程度,促进档案管理工作的顺利开展。 将计算机技术应用到档案管理中,它是根据国家有关标准,对档案内容进行分析、加工和组织以及处理,并最终转入到计算机存储的形式和过程。 计算机技术是实现档案管理标准化、现代、网络化得重要工具。 加快档案管理的现代化建设,努力实现计算机技术在各个档案管理环节中的应用,是当前档案管理最主要的任务和目标。同时,档案管理人员也必须加快学习,加快提升自己的步伐,以及时适应快速发展的现代化档案管理。

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