办公室管理模式对医院行政管理的应用论文

时间:2020-06-21 18:42:01 行政管理毕业论文 我要投稿

办公室管理模式对医院行政管理的应用论文

  摘要::探讨数字化办公管理模式对医院行政管理价值。通过沟通联络功能、业务管理功能、个人办公功能及系统督办功能实施数字化办公管理模式,建立信息交流平台,实现资源共享。在数字化办公管理模式下,可以高效地实现信息的交流和查询,进而可以缩短不同部门之间空间距离,还可以促进信息的公开度,做到资源共享,最终起到优化工作流程、减少办公室耗材,促进管理能力的提供。在医院实施数字化办公管理模式可促进医院组织结构扁平化,规范化行政管理工作,促进行政管理水平及工作效率提高。

办公室管理模式对医院行政管理的应用论文

  关键词::数字化办公管理模式;肿瘤医院;行政管理

  引言

  随着科学技术的发展,信息化时代在人类社会的全面应用[1]。医院管理为了跟上信息化进程,需进行管理、服务、科研、教学、医疗等理念及模式上进行改革,促进管理效能全面提升,进而在教学管理能力、科研技术水平、医疗服务质量等多方面提高医院核心竞争力,其中现代化的办公模式的构建为基础[2-3]。近些年,医院管理方面越来越重视信息化建设,Internet技术和计算机等技术的快速发展,为医院的信息化建设提供了基础,可以为医院管理部门提供了高效的信息提取、储存和处理能力等,医院信息化建设水平已成为现代化医院的标志[4]。

  1应用背景

  我院是一个专门性的肿瘤医院,“专而不全”是其主要特征。根据肿瘤的部位和治疗方法,设置了不同的科室,针对性的在肿瘤医院诊疗领域进行研究[5]。肿瘤医院共有床位1000余张,年出收容量10万人次,门诊量约371万人次。随着肿瘤患者年龄化程度的不断增加,常合并心脑血管、慢性阻塞性肺病、高血脂等老年病,进而导致医院常需要进行综合救治[6]。我院自20世纪90年代起实施数字化办公管理模式,已初步实现信息网络化共享采集,在全部办公业务均可在网络环境下实施,进而便于共享信息,促进协同工作效果提高。

  2实施方法

  2.1沟通联络功能

  (1)建立信息发布平台,促使空间、时间的距离缩短。按照行政管理通知、业务考核通知、学术讲座安排等信息内容,或为后勤人员、行政、护理、医疗等信息受众安排不同的专栏,滚动显示不同的信息[7]。起初,按照不同的部门职能特点进行授权,让医院工作人员可了解自己的权限,对特定人群及全体人员进行信息告知及发布;(2)提供预定平台、会议室查询、发布管理、会议通知等,可以快速通知至参会人员,并可以对会议中的重点话题进行高效的记录,形成会议记录,方便日后查询[8-9];(3)建立资源共享平台,促使部门间重复劳动减少。在系统内授权部分及全部人员下载信息,有助于快速实现资源共享,促进工作效率提高;(4)建立信息化平台并在医院内共享,包括即时资讯、院内电子邮件系统等,医院内部人员可以通过邮件和即时平台等共享信息[10];(5)对论坛交流平台进行建立,提供问题讨论、思想沟通及信息交流平台。通过论坛交互性及实时性,以学术动态或热点新闻为论坛话题,为强化医院凝聚力,引导职员进行自由讨论。

  2.2业务管理功能

  (1)建立公文管理平台,自动流转院内公文的下发、传阅、收文及发文过程,进行电子文件存档建立,便于归档、查询及查阅[11];(2)完善考核、考勤管理平台,自动关联考勤管理和考核指标,对管理办公室重要的文件和数据,进行电子录入。使用office等软件处理数据,可以有效防止人为的差错,通过计算机查询功能,寻找相关文件,可以有效缩短工作时间,缓解工作压力[12];(3)在信息化平台上建立薪酬管理制度和平台,通过office等软件中的excel表对人员的薪酬等进行考核,可以有效缩短工作时间、减少统计差错[13];(4)建立信息化档案管理平台、电子档案和纸质资料的转化通道,通过多媒体技术(录入、扫描等)对电子数据资料进行档案建立,便于查询、查阅、保存、归档档案资料,防止因环境等因素损坏纸质文档,同时对电子信息进行备份,防止电子信息损坏。

  2.3个人办公日

  常办公过程中,提供个人文件夹和笔记本,为办公管理的数字化和信息化提供基础,统筹管理系统用户的时间,对工作安排进行规划,并根据临时变动对日程安排进行及时调整[14]。系统用户的网上文件夹为个人文件夹,用户可在文件夹中有序的放置平时积累的文摘、做过的工作、收集的信息等文档,有助于查阅相关文件,提高工作效率。

  2.4系统督办

  建立信息化的工作流,是系统督办的基础,严格遵循医院的各项规章制度,固化工作流程,对逐级审批程序进行严格执行,从根本上解决不按制度和流程办事的情况,透明化办事进程,客观有效的监督工作执行过程[15]。

  3实施结果

  2010年6月在肿瘤医院展开数字化办公管理模式,扫描、拍照院内所有纸质文件,而因部分文件因时间较长,增加了拍照及扫描难度;科室内102例工作人员中已有45例以上的员工参与扫描及拍照工作[16]。经2年后,2012年6月完成肿瘤医院内文件的拍照及扫描工作,并建立有效的交流平台及完整的信息查询方式,有效缩短空间及时间的距离,增强有用信息的公开度,对重要数据进行共享,方便工作人员的自我提高,且可以优化工作流程、提高办公效率。

  3.1医院组织结构

  建立传统行政管理组织,首先要促进科层制的形态,减缓行政机构的信息传递速度。而数字化办公模式的基础为网络。传统的信息处理模式层次分级、单一,通过信息化建设,促进信息传递方式的多层次、全方位和数字化,表现为金字塔型结构[17]。

  3.2规范化行政管理工作

  由人进行操作时传统管理模式下行政管理工作,具有较大的随意性,且规范性较为缺乏。数字化办公模式是根据工作流事先设定固定的模式进行决策、执行、监督等活动,在一定程度上限制工作的随意性,进而科学化管理决策[18]。

  3.3提高行政管理水平及工作效率

  可以改善工作人员工作状态,减少办公耗材。数字化办公模式小,可通过办公系统完成行政管理中的工资管理、考勤管理、公文管理,提高工作人员的工作效率,减少工作时间,劳逸结合,可以促使工作人员在医院的规划和发展中投入更多的精力,促进管理水平提高。

  4讨论

  肿瘤专科医院以“专而不全”为特点,以肿瘤诊治相关科室为主,突出专科优势。同时在医院绩效数据方面,具有床位效率低、药占比高等特点[19]。另外,肿瘤患者家庭医疗负担较重,且治愈率低且预后较差。在患者病情复杂的情况下,患者及家属易产生较大的情绪波动,常需实施必要的鼓励及人文关怀。此外,因肿瘤患者年龄的不断增加,患者常合并糖尿病、高血压等基础疾病,增加疾病治疗困难程度,但因肿瘤专科医院的特殊性,常需要进行综合医院的支持治疗。但因病例资料的有限性,常无法及时获取有效的信息,影响救治时间。数字化办公管理模式医院信息化建设的目标,计算机和网络的快速发展是其建设的基础,主要目的.是建设合适的工作流,缩短工作时间、提高工作效率。数字化办公管理其中心内容为计算机,经一系列先进的通信技术及现代化办公设备,对信息进行广泛、全面、迅速的收集、加工、整理、存储和使用,在网络环境下进行全部办公业务,进而缩短信息共享时间,提高协同工作的效率;数字化办公管理模式将传统手工办公复杂、低效模式改为决策服务及科学管理。另外,数字化办公管理可提供及时沟通和资源共享的交互环境,及时发布紧急信息,还可与相关专业人员商讨遇到的问题,通过网络的电子协作,与各部门实施协作,促进工作效率提高[20]。传统医院办公中,因医务人员轮休和管理部分公休制度存在一定的不协调性,导致临床科室和行政管理部门合作效率低,常常难以统一时间。目前计算机在医院的行政管理部门日常工作已得到应用,但既往往往只用于文字的处理等简单的日常工作,不能有效借助网络,实现信息化建设,做到资源共享、即时沟通等,大大增加了工作人员的重复劳动。以信息化为基础的数字化办公管理可以通过沟通联络、个人办公、业务管理、系统督办这四个部分进行管理,可有效转变传统的办公管理模式,进而促进工作效率、减少办公耗材、缩短工作时间。另外,数字化办公管理模式可广泛管理和集成信息,工作人员可以根据自己需要的资源进行检索,进而解决相关问题;同时,数字化办公管理模式可有效构建知识门户,另外,通过网络媒介,还可以为工作人员提供外来资源,比如中国知网可以为临床医生提供大量的学术动态,有利于医生掌握最新的临床知识。管理人员也可以通过外来媒介与其他医院管理者进行交流,不断改善管理中存在的问题。但数字化办公管理模式仍存在一些应用和管理上的难点和弱点,故在建立数字化办公系统前应充分考虑存在的问题,事先做好对应的措施及解决方案,确保工作顺利进行。综上所述,数字化办公模式有利于肿瘤医院资源共享,促进医院组织结构扁平化,规范化行政管理工作,促进行政管理水平及工作效率提高。

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