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组织机构代码电子档案的应用
摘要：现就电子档案和纸质档案的优缺点进行讨论，并简要分析组织机构代码电子档案的应用。
关键词：组织机构代码；电子档案；纸质档案
组织机构代码是对中华人民共和国内依法注册、依法登记的机关、企、事业单位、社会团体和民办非企业单位颁发一个在全国范围内唯一的、始终不变的代码标识。
建立代码统一标识制度的意义：对单位法人实行组织机构代码和自然人实行社会保障号码制度，是国家整个经济和社会实现现代化管理的基本制度，尽快建立这一制度对建立社会主义市场经济体制和推动社会进步具有十分重要的意义，且具有紧迫性。
随着组织机构代码的应用的扩展，组织机构的影响力也随之扩大。许多应用组织机构代码的企事业、机关单位要求组织机构代码的信息。并为了保证组织机构代码的信息的准确，在有的时候还要用到纸质的档案。
电子档案是阴数字电子计算机处理的档案。虚拟档案是用来区别于一些客观存在的档案实体，是将实体档案信息以字节、比特方式表示并使之在计算机网络上流动，只有引入正确的软件，硬件与足够的背景细节，这些字节与比特方可随机定位到用户所在的网络终端，以可被理解的文字、数字元、图像、图表、符号等到显示用户所需求的档案实体的真实信息。目前电子文件所采用的介质主要有磁盘、磁带和光盘。电子档案归档主要用磁带和光盘。
电子档案的特点：
(1)信息的非人工识读性；(2)信息存储的高密度性；(3)信息与载体之间的可分离性；(4)多种信息媒体的继承性；(5)系统依赖性。
现在全国组织机构代码管理中心与全国其它各分中心都已经将所有的纸质档案扫描成电子档案，并且已经将旧档案已经扫描完毕。并且所有中心将每天新产生的新的纸质档案扫描完毕，并且在五天之内上传到国家电子档案服务器。保证了电子档案的更新和覆盖率。实现了有组织机构代码就有电子档案。同时由于电子档案的特性，也弥补了纸质档案的不足。
1 但由于纸质的档案本身的原因，纸质档案存在以下几点不足
(1)纸质档案由于本身材质的原因，容易破损不容易保存。
(2)纸质一般只有一份，不容易被传播和被其它部所应用。
(3)纸质档案无法做到备份。
(4)纸质档案的存放也需要极大的存储空间。
(5)虽然我们在纸质梢案存放时，已经按_一定的顺序存放档案，并且为纸质档案编排了目录。但在查询的过程中还是相当的费时费力。如果要多次查阅则更为不方便。
2 纸质档案不足弥补方法
(1)纸质档案极易破损及污染，保存极为不易。
由于电子档案是将扫描仪将纸质档案扫描后，以数字的形式存储在计算机中，就不会产生破损和污染的现象。使我们的档案保存更方便快捷。
(2)纸质档案的唯一性，不易其它相关部门应用。
由于纸质档案只有一份，无法实现原件复制。并在相关部门之间传递十分的不方便。由于电子档案以数字的形式存储在计算机中，这样就以通过其它的存储介质进行传递，也可以通过计算机利用互联网进行传递。这样就减小了地域的差异和缩短了传送的时间。
(3)纸质档案无法做到备份。
纸质档案的唯一性，无实现备份保存。如果利用电子档案就可以将档案扫描后，存储在其它存储介质里。这样可以实现多种形式的备份和异地备份。
(4)纸质档案的存放也需要极大的存储空问。
由于纸质档案本身就占用一定的空间，随着档案的增加存储空间也随之增大。极不利于大量存储。利用电子档案就可以存储在其它存储介质上。随着计算机技术的发展，存储介质的密码的增加，存储介质的存储能力也将随之增加，而体积则逐步减小。从而大减小了存储的空间。
(5)纸质档案查询不便。
虽然我们在纸质档案存放时，已经按一定的顺序存放档案，并且为纸质档案编排了目录。但在查询的过程中还是相当的费时费力。如果要多次查阅则更为不方便。即使现在了科学的目录查询方法，但在添加、移动档案时也相当的不方便。在多条件查询的也很能实现。
如果使用电子档案存储，就可以利用数据库技术，对电子档案进行信息录人和保存。同时可以利用数据进行电子档案的相关查询，也可以利用数据库查询语句进行多种条件的查询，也可以利用计算机编程实现更多功能的信息查询。
3 电子档案在日常业务办理过程的作用
(1)我们以后可以将我们的电子档案向有关部门公开，这样可以方便其它应用部门对组织机构代码使用业务的扩展。同时也可以为其它部门和我们其它机构辨别组织机构代码证的真伪提供坚实有力的依据。减少伪造的组织机构代码证在社会上使用造成的不良影响和不可估计的后果。
(2)在日常业务办理时，有时会发生注册号重复的现象。在以前要让用户到发证机关查询其本的信息和与之相得的信息，或者到卡当案库查询相同信息两个家用户的相关档案。这样的查询非常费时费力，并且有时还可以找不到相应的档案。造成用户办理组织机构代证的时间延后，很有可能造成一定的经济损失与社会的不良影响。现在利用电子档案在互联网上查询到相关的用户的档案的信息。不用再去查询以前旧的纸质档案，这样大大减少了用户办理组织机构代码证时的手续和时问。同时也可以提高我们的工作效率。
(3)在办理日常业务时，有些极少的用户用变更过的证件，慌说是由于办公人员的失误，造成了他的组织机构代码证的信息错误。在以前我们只能去查询旧的纸质档案，或在年检期间为了加快办证业务的速度没有时问去查义，我们只能承认是我们的失误然后免费为用户办理新的组织机构代码证。
现在我们可以通过网络快速地检索到电子档案，这让我们马上分清责任，并且快速的解决相应的问题。这样我不仅可以减少我们的损失，而且还可以大大提高我们的声誉，避免对我们的声誉造成的不良影响。
同时我们现在可以将电子档案信息直接写入到组织机构的代码Ic卡里，再以计算机保密技术作支持起到了保密的作用。用户就可以只带着一张IC卡到其它机构办理相关的业务，更可以在互联网上就直接办理相关业务，这样大大方便了用户。我们的信息就可真正的实现安全、共享、高效。在未来随着计算机与网络技术的不断发展，组织机构代码电子档案也有着光明的前景。
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