如何开展审计电算化工作
审计电算化是一门新兴的学科，是会计电算化发展的产物。她产生于60年代后期，近年来得到很大的发展。审计工作人员越来越需要进行审计电算化，越来越需要采用计算机辅助审计。审计电算化被审计部门、财政部门、税务部门、稽查部门、会计师事务所、主管厅局、检查部门、纪检部门、监察部门所采用，其作用越来越大，也越来越被人们所重视。 一、为什么要开展审计电算化 会计电算化的普及和发展，客观上要求审计也要电算化。80年代后期，我国一批会计软件公司迅速发展壮大，为社会提供了稳定、可靠、优质的财务会计软件，大型企业、中小型企业大部分采用电算化，行政、事业单位，纷纷采用通用的会计软件，并甩掉手工帐簿，采用电脑代替手工记帐。以福建省为例、省级单位全部配备了会计软件，二级核算单位、基层单位大部分配了软件，地市级行政事业单位大部分配了软件，县乡级行政事业单位有一部分配了软件，有的县市把大部分行政单位集中采用会计集中核算。电子计算机的发展对审计工作的影响日益明显。 审计对象发生变化，在单位未开展电算化时，审计人员面对的是手工的帐簿、凭证。电算化后凭证、帐簿是放在磁盘中、计算机内部，肉眼是看不到的。大部分单位会把磁盘中凭证、帐簿打印出来，但是，这些纸质的资料，往往是在工作完成后，过了一段时间才打印出来。如总帐、明细帐要等到单位年度结帐后才可以打印。有时结帐工作要到次年的3、5月份。有一些原始凭证，如营业场所，零售收入，由于量大、难以一一打印输出，这些资料可能永远存放在磁盘中。这样一来，就要求审计人员掌握计算机技术，通过计算机进行审计。 提高审计工作质量。开展审计电算化，才能将被审计对象的真实性及其有关的公允性审查清楚，才能确保审计证据可靠性和有效性，使审计工的作更加准确和及时、更有逻辑性。从而有利于保证审计结论和审计意见的正确性，提高审计工作质量。 可以提高审计工作效率。电算化审计对数据处理、查询、核对的速度加快，减轻审计人员的工作强度，加快审计工作进程。 将逐步规范审计工作程序，有利于逐步提高审计人员的素质。电算化审计的开展对审计理论和审计技术都产生重要的影响，使审计的具体目标、审计程序和审计方法发生了相应的变化，促进审计的现代化进程。 二、电算化审计的方法 1、绕过电脑系统，进行手工审计。把手工记录的审计资料，输入电脑，进行后期的处理。 2、借助于被审计单位的电脑和软件，进行审计。 3、使用专业的审计软件，进行审计。 4、对未采用电算化的单位，也可以进行电算化审计。 绕过电脑系统，进行手工审计： 被审单位采用了会计电算化系统，按财政部关于开展会计电算化的要求，采用计算机代替手工记帐的单位应该把会计凭证、帐簿、报表打印成纸质资料。把磁盘资料、纸质资料同时送档案部门存档。因为有了打印出来的纸质资料，审计人员可以用传统的审计方法进行查帐、审计。这样一来，可以饶过电脑系统，不必审查电脑内部的资料。 这种方法便于没有掌握计算机审计技术的人员。但是，这种方法，有一定的局限性。因为开展会计电算化的单位，其帐簿平时一般不打印，直到次年，正式结平本年度帐务后，才会打印成册，这样，年度中期，次年年初，因为没有纸质的帐簿，手工审计，就无法开展。如果被审计单位纸质凭证、帐簿不全，纸质资料与磁盘资料不符，有些原始凭证，如零售营业收入、商品采购，存、取款记录等，数量记录量特大，无法打印制纸资料。手工审计也就无法进行了。 借助于被审单位的电脑和会计软件，进行审计： 应用于电算化系统的电脑有，大型机、中型机、微机、微机，单机、网络等。会计软件系统有，大型数据库版软件、小型数据库版软件。如华兴、用友、金蝶等。软件系统有DOS版、Windows版。 开展电算化审计时，在对方有关人员的协助下，开启对方的电脑系统，调用相应的会计软件华兴、用友、金蝶等，这时需要有一个用户名和密码，可以要求被审计的单位，给审计人员临时加入一个或几个用户名和密码，用于审计人员进行审计查帐工作。为了在审计时，不回修改，损坏对方的数据，可以把权限设置为只读，不可写，如凭证、帐簿、报表查询，不能输入、修改，这样可以防止因审计人员误操作而修改了对方的数据。 进入软件界面后可以用查询菜单调出，相应的凭证、帐簿、报表，可以借助于有些软件有另存的功能，在软件查询时，可以把查到的，需要记录下来的凭证、帐簿、报表，通过打印机打印出来，或另存为文本文件，报表文件、Word文档资料。 这种做法的优点是，比手工查帐速度快；缺点是：需要对方的配合，需要对方提供密码，要学会并掌握各种会计软件的应用技术。对审计人员要求较高。 对于计算机技术较高的同志，可以把对方的数据库复制、备份出来，用工具软件，如Access、Foxprow、Ms—SQL、Oracle，可直接打开软件中的数据库，利用过滤器、Filter、Select等语句进行查询、过滤，并把结果打印出来、或另存为文本文件，报表文件、Word文档资料等。可以方便地编制审计记录、审计工作底稿。 这种做法的缺点是：需要审计人员掌握许多计算机方面的知识，熟练运用计算机技术、英文基础要较好。 借助专业的审计软件进行审计： 目前我国的审计软件，有用软盘、光盘、U盘，作为载体。目前福建省开发的金网审计卡，陕西省开发的金剑审计软件、北京有通审审计软件。华兴金网软件就是以U盘作为载体。下面我们以华兴金网审计卡为例，介绍借助专业审计软件进行审计的方法。 1、把金网审计卡插入被审单位的电脑。 2、对方电脑若是WINDOWS98系统，要安装本卡的驱动程序WINDOWS2000/ME/XP可省略本步。 3、运行审计软件，在新的盘上找到“审计软件”双击左键。 4、查找被审对象的电脑中有几套帐。点“查找”键。 5、吸取被审对象的数据，点“→”键。 6、把审计卡从对方电脑中取回，插入到审计人员的电脑中。 7、运行审计卡上的审计软件、选定审计套帐。 8、查凭证、帐簿，可用分类、模糊、关键字、快速查询等方法。 9、发送到审计工作底稿，（数据表、文本、报表）。 10、汇总审计分录。 11、输入审计调整分录。 12、生成审计调整前、后资产负债表。 13、进行审计财务分析。比率分析、图表辅助分析。 14、查询审计相关制度法规。 15、查询与被审对象相关的.制度法规。 16、编制电子审计文档资料。审计记录、审计工作底稿、审计报告、审计分析图表、审计决定书。 17、开展网上审计，从网上查询最新的、与被审单位相关的财务会计制度，对于没有标准数据输出接口、比较偏僻的财务软件，其数据的审计可以网络进行审计。 查找被审对象的计算机或计算机网络上有那些财务软件，有那几套财务软件的数据。进入软件的画面，点击“查找”，可以查出当前国内各大财务软件公司的财务软件及其财务数据。 这样通过计算机的存储原理，可以查找到对方硬盘内的所有数据，包括隐蔽的帐套、内帐、多套帐。 如何查凭证？ 在凭证中，先确定查阅凭证的时间段和起止号码，再选择起止科目号，可以输入金额范围、摘要中可能包含的字、词，点击“确定”即可把您要查阅的凭证显示出来。 对符合条件的凭证，可以按随机抽样的方法，进行抽样调查，输入抽样概率电脑自动抽出相应的凭证，您可以打印、抄录下来，对这些凭证作重点检查。 在“摘要”框内输入摘要的关键字就可以模糊查询有关的凭证。 如何审计帐簿？ 点击审计—帐簿菜单，选择科目，确定起止时间，按“确定”则显示该科目的明细帐本内容。 可以把部分的凭证、帐页、科目余额表的内容导出到文体文件、审计记录文件或EXCEL报表中。 用软件辅助审计的方法其缺点是：受到软件品种、软件版本的限制。目前国内有几十种财务软件在使用，任何一套审计软件都无法适用于所有的财务软件。如新开发的财务软件、使用量少的，比较偏僻的财务软件就无法审计了。因此需要借助网络审计，远程审计专家协作进行计算机审计等工作。 优点是：因为收集数据速度快，不会占用对方的电脑，不会影响对方的正常工作，在没有对方提供密码的情况下也可以进行计算机辅助审计。具有初级计算机知识的审计人员，经过短期培训可以掌握，无需很高的计算机技术。审计效率高，可以用模糊查询、抽查、另存等方法。速度快，记录几百张凭证，只需几秒，汇总几百笔审计记录，也只需几秒钟。编制调整前、后的审计报表只需几分钟。 运用计算机编制审计报告，可借助于WORD、EXCEL等常用的软件，用复制、粘贴、插入等方法调用已有的电子文件，可以编制出图文并茂的审计工作报告。