加强文秘工作与文书档案管理工作的一体化论文
[摘 要]随着信息技术的不断发展，越来越多的工作开始向着信息自动化管理的模式发展。然而，文秘工作和文书档案的管理工作也逐渐向着这个趋势发展。在这种形势下，对文秘工作及文书档案管理工作提出了更严格的要求。加强文秘工作与文书档案管理工作一体化是提高这两者工作效率的关键。文章对如何加强文秘工作与文书档案管理工作的一体化进行了分析，以供参考。
[关键词]文秘工作：文书档案：管理：一体化
中图分类号：C931.46 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2017）11-0357-01
前言
文秘工作具有较强的综合性、专业性和实践性。档案管理是文秘工作的重要内容。文秘工作与档案管理是相辅相成的密切关系，二者同时也是行政管理工作当中的主要组成部分。与此同时，档案管理工作也是文秘工作的一部分。做好文秘工作是搞好文书档案管理工作的基础，对将来和现在都十分重要。
1.文秘工作和文书档案管理工作的关系
这两种工作是有一定联系的，并且又在一定程度上相互独立。在日常的工作任务中，文秘工作和文书档案管理工作有所不同。但这两种工作的主体都是公文，公文出自文秘工作中，而档案的形成也是从公文中提取的。文书档案就是公文的续集，从这些方面来看这两种工作又是紧密联系的。如果想把档案的工作做全面，就必须从对公文的严格要求做起，公文处理是档案工作的基石，它的好坏很大程度上会影响到文书档案的好坏，所以说文秘工作是促成这两种工作走向一体化的关键所在。随着信息技术的不断进步和发展，档案的管理工作正向着文档一体化的管理模式发展。这种管理模式是从这两种工作的大局出发，在公文的生成、制发、归档、管理等工作中全部使用电脑的管理系统。这就要求各个相关部门对档案的录入和输出都按照统一的格式进行。这样就方便了管理，减少了许多重复工作，节约了时间、财力、人力，使这两种工作更加规范，从而满足现代化的要求。
2.文秘工作和文书档案管理工作存在的问题
2.1 文种使用不清，公文格式、附件不规范
公文是非常规范的一种文体，我国也出台了相应的法律规范对其制发、使用等环节进行了规范，起到了一定作用，在一定程度上提升了公文质量。但也存在一些问题，如有的工作人员分不清公文的“请示”和“报告”这两种不同文种。在许多时候混用这两种公文，影响公文的受理和本身作用的发挥。再者就是许多公文附件在制发的过程中，没有在正文中对附件进行标识，出现多个附件时没有对附件进行编号。还有就是在公文的格式上也存在许多不规范现象。这些都影响了公文的受理、传递、规范化和管理等工作。
2.2 版记不全面，办理程序不规范
版记是文书部门和文书档案部门相互衔接，，顺利实现“文档一体化”的一个重要标识。而在文秘工作中常常不重视，有主题词无抄送抄发单位，不标明印发部门和时间等，文件主题词选用不准确，把公文标题隔断就作为主题词。公文的办理程序常常是有越级行文，越级签发，有校对无复核，不登记就印发等现象，直接影响到文书档案管理工作。
2.3 归档资料不完整、编号不规范
在传统的归档工作中，一般都是将公文原稿或者修改稿同最终稿进行装订存档。但随着信息技术的发展，开始使用电脑进行存档工作，这使得存档工作一般只有定稿，缺少原稿、修改稿，造成归档资料不完整。还有就是一些公文因为没有及时登记出现漏编、错编甚至重编的现象，造成公文编号不规范。
2.4 用纸不达标，装订不规范
公文用纸很少注意克度要求， 因纸张质量差和耐折度低，保存时间不长便开始发黄。纸型大小不规范，即使是同一型号的纸，有时大小也不一致。印刷装订中，有掉页、漏页、压字、钉脚不齐等问题，影响到公文的严肃性、美观性和文书档案的完整性。
2.5 材料字迹不清晰、存档资料不全面
许多记录资料字迹不清楚，不方便长时间保存。还有一种情况就是一些工作人员为了一时方便，将自己唯一的资料交给上级，导致部门内部资料减少。
2.6 移交资料不及时
因为日常的公文及其他工作任务比较繁忙，导致移交资料不及时，给档案管理工作造成了不利影响。
3.实现文秘工作和文书档案管理工作一体化的措施
3.1 强化文档相关人员的管理意识
为避免文秘工作和文书档案管理工作出现问题，确保档案管理质量，必须提高这两个部门相关工作人员的管理意识。在完成本部门工作任务后多了解另一个部门的工作，提高自身工作意识，为实现这两种工作向着一体化发展打下基础，使文档一体化管理工作更加规范。
3.2 强化全过程管理工作
1）树立质量管理意识。
2）要严格遵循公文处理的基本原则、公文格式、行文规则、收发程序、公文管理要求及公文归档的规定。
3）要理顺管理体制，完善组织机构 ，建立一支优秀的工作队伍。
4）要建立细化有效的管理制度和工作程序，按照规范程序办理公文。
5）要依靠先进的装备和技术。要与单位的现代化发展同步，配置性能优良的设备和工具适应档案法律法规的要求，并强化其操作的熟练性和规范化。
3.3 加强标准化建设
“文档一体化”必须依靠文书、档案工作的标准化才能形成。没有统一的标准，“文档一体化”的综合管理网络就很难建立起来，“文档一体化”软件也不可能具有通用性。为此，统一标准、强化标准，并且以一定的手段促使各级文书档案部门实行标准，这是我们今后一段时期工作中应特别加强的一项工作。不仅如此，“文档一体化”建设不应只限制在传统的文书档案部门，还应扩展到各种职能部门产生的'各种不同门类、不同载体的档案领域，从而使各类文件管理系统都能与档案管理系统通过接口紧密衔接，充分发挥“一体化”数据共享优势。
3.4 强化文秘部门文书立卷工作
文书立卷是文书处理工作的一个重要组成部分，是条理化、系统化和安全保管文件的必要措施，也是文件运转处理的终点与归宿。文书立卷是《档案法》早已明确的一个基本制度，《办法》也规定公文办理完毕后， 由文秘部门或专职人员及时整理、立卷、归档。文书立卷是文秘工作的最后环节，也是档案工作的开始环节，是二者真正意义上的衔接点。各职能部门办理完毕的文件材料，应由文秘人员或专职人员集中统一保管，并根据立卷的原则和方法，在档案工作人员的指导和帮助下，由文书立卷，使文件的立卷工作日常化。文书立卷的关键是要有计划地做好平时积累，并进行分门别类的管理，这样既方便平时查阅，又有利于年终立卷，并能保证文件材料的完整性。
3.5 加强公文的标准化建设
要想实现这两种工作的一体化，就必须注重日常工作的标准化。这会使公文使用、归档、管理等环节更加便捷，不存在标准不一样的麻烦。
4.结束语
综上所述，综上所述，文秘工作和文书档案管理两者间的关系是相辅相成的关系，并且二者还是行政管理工作中较为主要的组成部分又密不可分。文书档案管理工作是文秘工作的一部分，也是提高文秘工作者综合素质的一个有效手段；在实践工作中文书档案管理工作是离不开文秘工作的，如果没有文秘在前期阶段地准备工作那幺文书档案的管理工作也是无法顺利进行的；有效地将文书、档案实施一体化管理是推动办公自动化进程的有效途径。
参考文献
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[2] 任爱英.用信息化实现文秘工作与档案工作一体化[J].企业经济，2004（6）.
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