实行会计电算化打开企业现代管理之门
20世纪中叶，随着生产集约化程度的不断提高，世界革命的飞速发展，引发了全球性的信息革命，信息时代的到来为企业进一步解放生产力，提高劳动生产率带来了极大的便利。由此，传统的企业信息体系发生了本质的变化，尤其在企业信息管理领域更是以崭新的电脑帐务系统取代了旧式的手工“日清月结”，便捷的企业管理电算化渐为广大的现代企业所普遍采用。广州市胜风工业公司是一间专业生产空调器、吸湿机的企业，下属有四家子公司及两个分厂八大部门，日常会计核算及汇总工作纷繁复杂，千头万绪，而陈旧的手工记帐、统计与汇总工作根本无法满足现代企业对动态帐务数据采集与分析的要求，从而很难对数据进行系统性地跟踪分析，以获取变化的一般规律。由于公司的会计数据和信息繁多，既有企业外部的，也有企业内部的；既有财务部管理的信息，也有非财务部管理的大量财务和非财务信息；既有大量的固定信息，也有许多中间的和流动的信息，每天要处理大量的数据，输出各种财务会计信息。因此，财务人员整日忙于事务，从事烦琐的重复的计算，月终结帐显得更忙，经常需要加班加点才能完成，财会人员迫切要求改变这种手工劳动的局面。而电子在会计上的应用正是从根本上解脱财会人员的繁重手工劳动，腾出精力从事管理工作的有力工具。为了跟上时代的步伐，提高企业现代化管理水平，1991年公司引进北京“用友”财务软件（单机版），着力提高会计核算的速度和准确性，减轻财务人员的负担，进一步将财务人员从繁琐的薄计工作中解放出来，逐步转移到财务预测、控制、分析等工作中。
一、化的组织及系统的建立
随着市场的日趋完善，企业的一切经济活动都面向市场。企业向内部挖潜，走内涵发展的道路即企业经营重心逐步向管理方面转移。作为管理手段的会计，其功能与核心也必须向管理方面转移，会计工作的目标由“报帐型”向“控制管理型”转变。会计目标的转移，要求做到会计信息资料的准确、及时、完整和有效，而这只能是通过充分运用电子计算机和好的财务软件，把“财务核算、微机核算、全面经济核算”融为一体才能得到完成与实现。
根据这一思路，公司1990年明确提出了在企业推广会计电算化和开发管理软件的目标。1991年公司引进了“用友”财务软件，引进的“用友”财务软件具备建帐、日常帐务、帐务分析以及系统管理等帐务处理全部功能，具有灵活、通用、使用简便、功能丰富、严密可靠的特点。从运行结果来看，建帐后，只需进行初始化工作，既可完成填制凭证、复核凭证、记帐、对帐（含对帐）、往来帐管理。部门核算、专项核算、期末转帐、打印帐页、综合查询等工作，凭证和帐簿格式与手工方式一致，帐页实现连续编号，便于装订，大大减轻了财务人员的劳动强度，而且能对帐务处理后的数据进行。利润、资金等项目计划执行、增减变动、结构比重分析，往来帐款分析，并可将分析结果给制成各种图形，达到了当时和企业管理的目的。
但是，随着经济的不断发展，新的财务会计制度的执行和国家新税制的实施在会计电算化的实际工作中，我们感到单用户会计软件已不适应处理日常帐务，进行各项会计业务核算的要求，我们认为单用户会计软件存在以下弊端：
1、在会计的日常业务中，工作繁重、任务较多，但由于单用户系统只允许一人上机操作，使大量的数据不能及时录人，影响了会计人员数据的及时反映。
2、由于单用户系统，各微机之间资源互不相关，更谈不上什么资源共享，势必造成资源的浪费和的增大。
3、各相关业务部门之间信息资源相对独立，使得不能及时相互查询各自的信息，不便于企业内部的协作。
4、由于使用单用户系统，公司主要领导要获取各方面信息时，只有到各部门的微机工作台前，不利于公司主管领导对相关数据信息的及时掌握。为此，实现会计电算化的网络化就成为必然。会计电算网络化工作的实施事关整个财务部门，同时涉及与其他部门合作的问题。公司领导班子高度重视这一工作，特别是总经理、财务部长亲自抓，微机资讯部全力协助，及时解决了各种困难，创造了较好的条件，使这一工作的顺利进行得到重要保证。1996年我公司再次引进了具有网络功能的新一代“用友”财务软件实现了会计电算化的网络化，网络上的每一个工作站都可以共享硬件及软件资源，同时，还可以使各个工作站实现点对点的信息交换，大大方便了公司各级用户及各子公司的使用。
二、推行会计电算化，为企业管理服务
在计算机的网络辅助管理下，监督和保证“目标成本”的准确执行。在财务电算化方面，发挥“用友”财务软件的作用，采用双套并行运行技术，在保证数据及时采集的基础上，能做到随时记帐，随时利用帐表一体化产生业务执行数据，以便主管领导正确决策。利用“用友”财务软件系统提供的预算管理功能，将分解后的指标录入系统。这样一方面在制单时及时发现费用是否超标，并给以提示；另一方面系统提供了计划执行情况报告，反映计划与实际发生的差额及计划完成率等。可以随时查看各种成本费用的实际发生情况，变事后反映为事前分析，事中控制。
1995年全公司开展了学习邯钢经验，加强成本管理，提高经济效益的活动。公司根据实际情况确定了突出财务管理，特别是资金管理在企业管理中的中心地位，将财务管理渗透到生产经营的全过程中的方向。首先，完善财务管理制度，加快推进会计电算化的进程，全面推行预算管理。从事后算帐转到事前预测、决策上来，严格执行财务计划，坚持成本否决。另外，强化过程控制，按照“先进、合理”的原则，修订半成品、产成品、原燃、备件、辅料等消耗定额和储备定额，严格进行考核，大力降低成本，强化预算管理，坚决杜绝乱开支、乱花钱现象。本着“谁造成的欠款准收回”的原则，制订严格的奖惩考核办法，下大力搞好清欠，力争把外欠款全部收回，努力盘活资金。
在学习邯钢经验中，我们认识到内部资金核算是加强企业自身内部资金控制的一种管理方式，这种管理方式首先要在企业内部划分独立核算单位，我们把各分厂、部门—一划分，费用分细核算，这种多部门、多项目，对时间要求、项目支出都有一定限制的管理方式，由人工处理很难达到预期的效果，而由计算机进行辅助管理，可以及时掌握各部门资金的使用情况，也可以及时了解企业资金动向，及时进行各部门的资金平衡、计划和控制。自从加入了计算机进行辅助管理，公司的各项费用近三年每年都按7％的速度下降，达到了节流的有效作用。
公司推行会计电算化后，往来帐管理变得更清晰明了了，以前的三角债得到及时清理，应收帐款由1993年的450O万元下降到现在的1000多万元，盘活了企业的资金，减少了坏帐损失，为企业取得了一定的经济效益。公司各部门进行的各种分析，其数据来源处理都来自于会计电算化，是现代的手段帮助我们抓管理促经营，提高了我们会计的分析决策能力和水平，使会计的管理职能得以充分发挥，同时积累了资料，了经验，建立和完善了企业管理制度。
推行会计电算化后，财务部的人员由16人减少到7人，但工作质量并没有下降，相反会计信息的记录、汇总、分析更准确及时，同样其他运用计算机进行管理的部门，管理人员减少了，工作效率却提高了，公司各部门的工作井井有条，各项工作都完成的较好，提高了工作效率和企业管理水平。
我们通过会计电算化，大大加强和改善了会计的职能。以前会计职能主要受到会计工作岗位的制约，在手工会计核算情况下，尽管会计人员拥有原始凭证，这些原始凭证包含了企业经济活动大部分信息，但由于受到手工操作技术的制约，难以提高会计核算的速度，难以解决数据共享问题，难以同时采用不同会计核算方法，难以采用非货币计量方法和现行成本计价方法，难以采用许多方法，原始凭证的许多信息没有办法开发利用，使得会计人员只能在事后被动地反映能够用货币计价的资金运动。实现电算化后，随着原始凭证数据库的建立和管理型会计软件的应用以及会计决策支持系统和会计专家系统的出现，完全能够实现会计对过程控制和观念总结的马克思有关会计职能的预
三、外引内援，自我发展
由于市场上的财务软件，大部分缺乏对工业。制造业生产成本进行管理核算的功能，因此我们在引进消化“用友”财务软件的同时，以“用友”财务软件为中心，根据公司的实际情况，利用公司财务部和微机资讯部的力量，及时开发了材料核算管理。经理查询（存货）、固定资产、工资、生产成本、销售。产成品、售后服务管理、商品生产成本表、产品销售利润明细表等系统，并取得了成功，进一步提高了公司的管理水平。我们清楚地认识到为了选择更为精细而适用的计价方法和成本核算方法，原来在手工核算程序下，由于受到会计操作工具速度的制约，难以采用的存货移动平均计价法、固定资产个别折旧等许多精细的计价方法和成本核算方法，在实现了会计电算化后得以广泛应用，从而使计价方法和成本核算方法更加贴近实际需要。
组织工业企业产品成本核算的目标，主要是核算企业全部生产费用的支出，计算产品的单位成本和总成本，为加强成本管理提供科学依据。
由于不同行业，不同单位生产工艺、生产组织特点不同，为了保证成本核算的正确性，必须选用与各单位生产特点相适应的成本计算方法。1996年由财务部和微机资讯部开发编写了（生产成本）核算系统，为公司各部门提供了及时、正确的成本数据资料，为公司进一步降低产品成本发挥了重要作用。
在《生产成本》核算系统的基础上，根据管理需要，1997年由财务部和微机资讯部共同开发编写了《材料核算管理系统》、《经理查询（存货）系统》，并在公司全面试运行，取得了圆满成功，达到了财务与仓库间帐帐、帐物相符（一分不差）的目的。在总结了经验后，1998年5月新版的《材料核算管理系统》在公司全面正式运行，公司在材料核算管理方面取得了更好的效果。
1995年公司财务部和微机资讯部根据企业的实际核算情况，分别开发了《产品销售利润明细表》和《商品生产成本表》，加快了产品销售、产品生产成本数据的归集，提高了数据的准确性和及时性，为公司领导提供了决策信息，为我们财务部做好公司领导的生产、销售决策参谋，起到了举足轻重的作用。
四、实行财务管理电算化的体会
我公司在电算化伊始，采用手工填制完记帐凭证后，再输入电脑中。由于这样的重复劳动，极易造成：
1、加大会计人员负担，产生抵触。
2、只凭证录人员接触电脑，其他会计人员不接触。
3、两次重复制单，容易产生误差。
因此，1996年公司会计电算网络化伊始，就彻底抛掉了手工填制记帐凭证，改为会计人员拿原始单据直接在电脑上填制记帐凭证，打印出来，粘贴附件（原始单据），然后分别记电脑帐和手工帐。这样，迫使大家普遍使用电脑，可以尽快提高电脑的操作能力，又减少了重复劳动，大家都体会到电算化的`优越性，消除对电脑的“高科技恐惧症”。
通过几年来的电算化实践，我们深深体会到：
1、计算机的应用，领导重视是关键，领导重视管理，舍得在管理上投资，若不是领导的重视支持，就没有微机资讯部中心的成立；但财务人员不努力，不能见成效发挥作用，也不可能得到领导的重视，所以，工作成效和领导重视是密不可分的。
2、开展电算化，好的管理软件，特别是好的财务软件是基础。从1991年的选择到现在，“用友”财务软件以稳定运行、功能强大赢得大家的好评，使我们少走了弯路。
3、开展电算化，要有明确的目标和发展规划，要循序渐进，不能求快，如果只为了提高工作效率，而忽略财务基础工作，电算化就会失去生命力。
4、会计电算化和会计基础工作是相辅相成的，只有在会计基础工作扎实的基础上，才能推行电算化，否则会造成严重结果，电算化工作反过来又促进会计基础工作，可使企业管理上一个新台阶。
5、实现电算化，应根据工作流程的改变而相应地设立不同的岗位，建立新的规章制度来进行内部控制。
6、推行电算化，要根据单位的发展状况和管理要求合理配置软、硬件设施。配置太低，无法适应软件的要求和运行好的软件，只有科学地配置，才能做到投资省收效高。我公司经过不断地更新，现在在一线部门（如财务部、经理室）使用的微机已由原来的386、486机全部更新为586微机，使运算的速度大大提高。
7、推行电算化，必须挑选、培养知识面广的人才，搞财会的要懂计算机，搞计算机的要横财务业务，否则半边把式是难以胜任此项工作的。另外，基层单位的操作人员必须懂得中文输入及懂得计算机的使用，操作人员的水平制约着电算化的开展。
几年来电算化的管理减轻了管理人员特别是会计人员的工作强度，大大提高了管理人员和会计人员的业务素质和工作效率，为企业带来了经济效益的提高。同时电算化的实施使企业管理和会计工作走向规范化，为公司今后参与国际合作、合资奠定了基础。公司会计电算化的发展促使了会计职能的转变，使会计人员从算帐中解放出来，腾出更多的时间和精力去参与经营和管理，使每一个会计人员都能从核算人员变为一名企业真正的管理者。实行会计电算化，提高了企业管理水平，可以说电算化是打开企业现代管理之门的金钥匙。
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