山西票号的会计组织机构及内部控制

山西票号的会计组织机构及内部控制

【摘 要】 山西票号的会计组织机构基本具备现代会计组织机构的规模和形式,其内部控制包括内部分工、账簿控制、报告控制、内部稽核、密押制度等方面,其内部控制的到位,是山西票号在长达百余年的时间内成为“国内最富”的一大原因。
　　【关键词】 山西票号; 会计组织机构; 内部控制
　　
　　山西票号之所以能名震中外、汇通天下,在19世纪20年代诞生,到20世纪初达到壮盛,执全国金融业之牛耳,其主要原因有三:第一,票号资本作为生息资本或是银行资本适应了当时的社会经济环境;第二,晋商与清廷之间的结托关系使其把握商机,充当了清廷的财政工具;第三,严谨的经营作风、创新的金融工具及严格的内部治理机制是其生存发展的内在基础。其中,票号的组织机构设置,尤其是会计组织机构的设置之严密在当时都极具超前意识,其会计内部控制既起到了防范金融风险的作用,又是票号能在长达百余年的时间内成为“国内最富”的立足之本。
　　
　　一、山西票号的会计组织机构
　　
　　(一)山西票号会计组织机构的设立
　　账房——作为山西票号的会计组织机构,专司账务处理。每家票号设立时,都设置账房或指定专人负责银钱和账目工作。随着票号经营业务的不断发展,在账房内部逐步完善了会计职位的设置,负责各种不同事项的处理。
　　1.总号账房
　　在总号,账房一般设有管账、副管账各一人,帮账若干人。
　　管账先生,总理全号账目,负银钱出纳之责。即不仅治理总号账目,也包括分号账目。管账先生所负的银钱出纳之责,是票号库存的大额银两的出纳。如天天营业开始或营业中,柜存的银两不足支付客户时,由柜房向账房领取银两。营业终了,柜台将当日结余的大额银两交与账房。若哪一家分号现银短缺,由总号调剂或调运现银给分号等。
　　副管账,协助管账先生治理账目。帮账在副管账指导下,助理各种账簿。帮账多由进号一年以上的员工担任,借此加以业务练习,故无固定名额。
　　2.分号账房
　　山西票号的分号一般设有管账一人,总理分号账目,并负银钱出纳之责。至于设不设或设几位助员,则根据分号业务规模和需要而定。清末,在上海设立的分号,其账房设置与银号账房设置相同,分为内账房和外账房。内账房负责总清账,计算利息,编制月清和年总结等。外账房即汇划账房,负责票号与客户之间的相关账务处理和日常核算。
　　(二)山西票号各级会计组织机构的任务
　　山西票号总、分号账房的任务不完全相同。分号作为总号的派出机构,主要从事各种经营活动。因而,分号账房的任务是记清分号的经营事项,并向总号进行财务报告。
　　总号作为票号的总部,负责全号经营活动的组织、治理与调度,另外也设有门市,从事经营活动。因而,总号账房的任务是既纪录总号的经营事项,又负责全号的汇总与决算。
　　(三)山西票号会计职员的任职要求
　　账房在票号经营中处于很重要的地位,发挥着非常重要的作用。因而,票号对账房的任职职员要求很高。不仅要求品德可靠,而且对业务技术水平也有相当高的要求。凡是到账房任职的职员,必须羊毫字写得好,算盘打得准,头脑聪明,做事认真稳重。对于初招进号的年轻人,必须是经过一年以上的学徒练习,经考查、考验适合搞会计工作的人才能答应进账房做帮账。帮账必须服从副管账或管账的嘱托,帮账若干年,技术娴熟,熟悉了账房的各种账务后,才有可能得以提升或派往分号任职。
　　(四)山西票号会计组织机构的特点
　　可以看出,山西票号已有自己独立的会计组织机构,其账房已从业务部分脱离出来,形成专职机构。山西票号账房内部,通过设置不同的职位,基本形成了会计工作的分工。总、分号账房之间,通过定期进行业务报告,为总号审核分号业务,从而控制整个票号,调度资金,统筹安排经营,提供了基本条件。总之,山西票号会计组织机构的设立已具备了现代会计组织机构的雏形。