会计电算化初始化应留意的内容
帐务处理软件系统是电算化软件系统的核心模块，商品化的帐务系统通常由以下部分组成：系统初始化、记帐凭证输进、记帐结帐、帐簿处理、报表处理等几个部分。要使帐务处理软件能够正常运行，必须首先完成系统的初始化，也就是建帐。 帐务处理软件建帐是指软件在正式投进使用之前所做的初始设置。在建帐之前，会计科目还没有设立，前期各科目的余额和发生额也无法输进，所以建帐是帐务处理软件正式使用之前必经的首要步骤。系统软件的初始化也是帐务软件使用中一次性的工作，系统初始化过程中设定的会计科目代码结构及一些参数在结束建帐后即无法修改，系统初始化的质量对帐务软件的质量和工作的效率将产生直接的，所以系统软件的初始化设置也是非常重要的。实际工作中，有不少会计软件用户由于初始化的不恰当而严重影响了系统的使用效率和质量。出版的有关会计电算化的书籍大多数只先容会计软件设计的程序语言、程序结构及编写原理等，对会计软件系统初始化很少涉及。本文从初始数据收集、编码设置、数据装进、环境设定等几个方面谈谈系统初始化。 一、数据收集 系统初始化需要收集手工帐中的会计科目和各科目的余额，如从年度中间开始建帐还需要收集各科目的累计发生额、年初余额。所以需预先从手工帐中整理出各级科目的名称、层次、余额、发生额。在此要留意完整地收集最底层明细科目的余额、发生额，避免遗漏，以保证初始化时输进的数据的正确、顺利。 二、编码设置 帐务系统中广泛代码，在此主要先容科目代码的设置。建帐时要将收集到的会计科目加进帐务系统，建立帐务系统的会计科目体系。在电算化帐务系统中除了象手工帐务一样要使用会计科目外，还要为每一个会计科目加进一个编码。会计科目编码通常用阿拉伯数字编制，采用群码的编码方式即分段组合编码，从左到右分成数段，每一段设有固定的位数表示不同层次的会计科目。如第一段表示总帐科目，第二段表示二级明细科目，第三段表示三级明细科目。在设定科目编码时需要重点留意以下： （一）系统性 财政部已制定的各行业会计制度中都系统地给出了总帐科目及少量二级科目的名称和科目编码。在设定总帐科目编码时必须符合财政部分制定的会计制度中的有关规定，设立明细科目编码除会计制度有规定的以外，可按上级主管部分和本单位的治理要求设定，以保证科目代码的系统性和同一性。 （二）一义性 要保证每一个代码对应于一个会计科目，既不答应出现重复的科目编码又不答应出现同名的会计科目，但假如同名的明细科目分属不同的上级科目，则可以被系统接受而不以为是同名的会计科目。 （三）简洁性 在满足治理要求和适合机处理的的条件下，力求代码简单明了、位数越短越好，既便于记忆又能进步输进凭证的速度。 （四）可扩展性 会计科目体系一经设定，其代码结构就无法改变。修改结构只能通过重新建帐实现，而重新建帐将丢失已输进的所有初始化数据和已输进的凭证资料。因此在设计代码时一定要充分考虑各方面的要求。总帐科目编码长度由所选会计制度来决定通常为3～4位，而确定某一级明细科目的代码长度通常是以上级科目中所含明细科目最大可能达到的个数来确定的，以二级明细科目为例，总帐科目为其上级科目，银行存款、应收帐款、销售收进、治理用度等总帐科目都有二级明细科目，银行存款通常以开户银行及帐号为明细科目，少则二三个，多则二三十个，销售收进、治理用度等科目下设的二级明细科目一般都不会超过九十九个，两位长的代码应能满足以后添加同级科目的`需求，而应收帐款等往来科目通常以客户或单位为来设置明细科目，明细科目的数目不同单位差异很大，少则几十个，多则成百上千，两位码长难以满足要求，要增至三位甚至更长，由于同级科目必须使用等长的科目编码，其他总帐科目下的二级科目也要使用三位或更长的科目编码。假如设定的分段代码位数较长而尽大多数上级科目所包含的明细科目个数未几时，其他科目的凭证输进速度势必会受到影响，与简洁性相矛盾。为了解决这一矛盾，可将明细科目先分类，按分类设置二级科目，然后再设置下级明细科目，如应收帐款总帐科目下先按客户所属地区分类，设置二级明细科目，然后再按客户名设置三级明细科目。更理想的解决方案是应用往来客户辅助核算，目前的商品化会计软件通常都提供了这一功能。因辅助核算中的项目代码与会计科目的代码完全独立，自成体系，项目代码只与其关联会计科目如前述应收帐款等往来科目相关，不影响其他科目的代码设定，与科目代码的位数无关，非常便于扩充。如选用了辅助核算功能，在科目代码设置之后，还要设置辅助项目代码及名称。假如单位的会计业务，特别是货币资金涉及外币，在建立科目体系时还要将外币考虑进往。会计软件中提供了复币核算的功能，在系统初始化时必须将外币资料输进系统，这些资料包括：外币代码、外币名称、与本位币的汇率等。