会计电算化系统会计档案治理制度

时间:2020-08-03 11:49:39 会计毕业论文 我要投稿

会计电算化系统会计档案治理制度

单位的档案包括贮存在磁盘(软盘和硬盘)上的会计文件和会计凭证、会算帐簿、会计报表等书面形式的会计核算资料。  一、数据资料治理与保密  机内数据文件及其备份和作为会计档案资料打印输出的各种凭证、帐册、报表,应按有关财会制度使用、保管。  1、现金记帐凭证及日记帐的输出及保管。  现金收付业务要做到当日业务当日清。现金记帐凭证一律由专职会计职员手工做记帐凭证,审核无误后当日输进机并打印出现金日记帐页,审核后交现金出纳职员核对现金库存,相符后出纳员及主管负责人在帐页上盖章,按月编页码装订成册加盖封印,年终将各月现金日记帐顺序装订成册,加盖封印妥为保管。  2、银行记帐凭证、帐册的输出与保管。  银行记帐凭证分机制凭证和手编记帐凭证两种。有关财务职员必须及时把经审核无误的原始凭证或手编凭证,当日输进计算机并打印银行日记帐,以保证银行出纳当日业务当日清。银行帐页经出纳审核无误后,出纳和主管会计签字盖章,按日装订成册,年终将各月银行日记帐顺序装订成册,并加盖封印,妥为保管。  现金、银行记帐凭证可采取汇总的方式,装订成册,妥为保管。  3、转帐凭证的输进、输出与保管  转帐凭证包括手编凭证和机制凭证两种,有关会计职员应及时将审核无误的原始凭证或手工编制的记帐凭证,输进计算机。机制凭证在输进计算机后要打印输出,并与手编凭证同样装订成册,妥为保管。  4、科目汇总表、帐簿打印时间。  (1)现金、银行日记帐天天打印。  (2)银行余额调整表每月打印一次。  (3)总分类帐和各种明细分类帐每月打印一次。  (4)现金、银行存款、转帐记帐凭证的科目汇总表每本打印一次,并同该本记帐凭证一起装订。  (5)会计报表、计算表、表,按治理要求和时间打印输出,经有关财会职员审核无误后签字生效。  5、其他  由机器打印输出的档案发生缺损时,必须补充打印,并要求操纵职员在打印输出的帐页上签字盖章,财务主管签字盖章认可。  二、数据备份治理  1、由于会计核算数据的重要性,必须经常进行备份工作。  2、在日常工作中,预备三套软盘循环使用,隔日进行备份,以避免意外和人为错误造成对工作的干扰。  3、需要做备份的包括系统设置文件、科目代码文件、期初余额文件、本月帐务文件、报表文件及其他核算子系统的数据文件。  4、机内凭证及总分类帐、明细分类帐、报表,应视同会计资料按月做两套软盘备份,交会计档案保管员分别放置在不同地方妥为保管。  三、会计档案治理  1、会计档案存档手续:打印输出的凭证、帐册、报表,必须有会计主管的签章才能存档保管。  2、为保证备份数据的安全,备份软盘必须贴上写保护标签,装进盘套,放进硬盒,存放在安全、洁净、防热、防潮、防磁的场所。  3、由打印输出的凭证、帐册、报表等书面形式的'会计档案按《会计档案治理办法》规定的保管期限和治理办法治理。  4、随机配置而来的操纵系统、各类程序软件以及购买的商品化会计核算系统软件,和以上软件的备份磁盘,作为会计档案保管。  5、各类会计档案的出借,均必须经过会计主管审批同意并签章,假如对备份磁盘的操纵可能危及该备份磁盘的完整性,应制作该备份磁盘的复制件,使用复制件进行操纵。  6、必须加强会计档案的保密工作,任何人如有伪造、非法涂改变更、故意毁坏数据文件、帐册、备份磁盘等的行为,将受到行政处分,情节严重者,将追究其责任。

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