加强高校基建会计档案治理
【摘要】 由于高校基本建设周期长,不能在会计年度终了后一年内将基建会计档案移交本单位档案机构同一保管,会计职员又缺乏相应的档案治理经验,导致基建会计档案一度处于真空状态,造成基建会计档案损失,甚至为某些不法分子带来可乘之机,增加高校基建财务风险,所以加强和重视高校基建会计档案治理乃是当务之急。【关键词】 高校;基建会计;档案治理
高校的基建会计档案,是会计档案和基建档案的重要组成部分,但两者又有所区别,基建档案是指记录和反映高校在基建活动过程中形成的重要历史资料和证据,包括基建会计凭证、会计账簿、会计报表、经济合同和协议、会计档案移交清册、会计档案保管清册等会计核算专业资料。是高校档案卷宗的重要组成部分,基建会计档案由于具有信息量大、时效性强、查阅频繁等的特点,利用传统的会计档案治理手段和方法很难满足所有高校基建财务信息使用者的要求,加上电子档案的出现也给基建会计档案的治理提出了新的挑战。
一、高校基建会计档案收集范围
一是基建会计凭证类:原始凭证、记账凭证、汇总凭证等。二是基建会计账簿类:总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿,其它会计账簿。三是财务报告类:月度、季度、年度财务报告,包括资金平衡表、待摊投资明细表、基建借款情况表、基建投资表和交付使用资产明细表等。四是其它类:银行存款余额调节表、银行账单,其它应当保存的会计核算专业资料,会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等。
二、高校基建财务档案治理的现状及存在题目。
(一)高校专职档案治理职员,只注重学校文书档案治理而不重视会计档案保管
会计档案的使用和查阅往往只是局限于会计职员和审计职员,档案治理职员以不熟悉会计业务为由,以为会计档案保管就是会计职员的工作,会计档案移交后,固然集中于高校档案治理部分集中保管,但却置之一旁,无人问津,时有散落现象。会计档案不同于普通文书档案保管,高校在文书档案治理制度上已相对完善,会计档案在移交时,固然有移交清单,基建财务职员也按正常要求装订会计凭证,但是不可能盘点凭证张数,档案盒没有封条,出现档案遗失题目后,会计职员和档案治理职员责任相互推诿,加大了会计档案治理的难度,这也是专职档案治理职员不愿接手会计档案原因之一。
(二)高校基本建设周期长,难以即时移交基建会计档案
按照《会计档案治理办法》规定会计年度终了后一年内将基建会计档案移交本单位档案机构同一保管。由于目前高校基建单独建账,与高校事业账实行的是不同的财务制度,事业和基建会计职员按照岗位设置分工,相互独立,基建项目没有竣工结算进行资产移交前,一般不进行合账处理。再者,由于供给商往来、项目用度查询、工程预决算审计、项目审计等原因经常需要调阅基建会计档案,事业档案会计职员不愿接手基建会计档案进行编号进档,增加了中间移交环节,导致基建会计档案移交不及时。
(三)基建会计档案保管职员缺乏相应的长期档案治理经验,严重影响会计档案保管质量和寿命
财务职员固然熟悉账务处理,但是缺乏会计档案治理常识,加上有些高校领导意识不到财务档案治理的重要性,不重视财务职员档案治理的培训。很多单位的会计档案都没有专门的存放地点。由于保管环境不当,造成基建会计档案霉变、毁坏甚至遗失,加大高校财务治理风险。档案借出不履行相关手续,不经单位负责人批准,随意查阅或者复印,致使基建会计档案可能被涂画、拆封和抽换。
(四)基建会计职员不熟悉基建业务和会计档案的分类,致使基建会计档案查找困难,甚至会造成工程款超付现象
《会计法》规定除结账和更正错误的记账凭证外,其他记账凭证必须附有原始凭证。有些会计职员却不清楚附哪些原始凭证,由于施工合同、验收报告、工程变更单等原始凭证较厚,难以订本包装,会计职员不对这些凭证进行单独装订保管,在封面上注明记账凭证日期、编号、种类,同时在记账凭证上注明“附件另订”和原始凭证名称及编号。不便于工程付款记录的查对和竣工结算审计等。会计档案有不同的保管期限,一味笼统将基建财务治理档案全部作为原始凭证放之于记账凭证后装订,后继职员因不了解经济事项的来龙往脉,增加后继工作量。