会计电算化内部控制

会计电算化内部控制

【摘要】 由于计算机在会计信息系统中的广泛应用，它改变了会计数据的处理方法和存储方式，并且也改变了会计工作的组织。这样，传统的手工会计内部控制制度在多数情况下已不适用于新形势下的计算机会计处理系统，会计电算化的广泛应用，给会计数据的安全性造成了极大威胁，使会计电算化内部控制更加复杂化。企业为了保证会计数据的正确、完整和可靠性而制定的一系列制度、措施和方法，是保证会计数据处理质量的基础，也是会计电算化审计的条件。　　【关键词】 会计电算化 内部控制 制度建设
　　
　　内部控制是指一个单位内部的治理控制系统，包括内部治理控制系统和内部会计控制系统。内部控制关系到企业财产物资的安全完整、关系到会计系统对企业经济活动反映的正确性和可靠性。企业为实现既定的治理目标,必须建立起一整套内部控制制度,以保证企业有序、健康地发展。随着电子信息技术的普及，单位利用计算机从事经营治理的方式越来越普遍，尤其是单位在建立了电算化会计系统后，会计核算和会计治理的环境发生了很大的变化。
　　
　　一、会计电算化内部控制中存在的题目
　　
　　与传统的手工账务系统相比，电算化条件下会计信息处理方式和流程发生了变化，使会计工作机制发生了质的变化。两种条件下，会计信息处理工作流程如下：传统手工账工作流程:原始凭证→授权批准→财务审核→制单→经财务分工后登记日记账、明细账、总账→手工账试算平衡→报表编制→账证表核对与控制会计电算化工作流程：
　　原始凭证→授权批准→财务审核→对合格凭证进行凭证输进(制单)→电算审核→计算机系统处理→账表输出从以上工作流程可以看出,手工会计处理方式条件下,会计工作的组织形式是以经济业务性质来划分不同的核算职能。其内部控制主要通过组织控制和账簿控制来实现。首先,企业依据不相容职务相分离这一基本原则,建立各种会计岗位与机构,制定各级财务制度与职责,不同职员限制在各自特定的业务领域内,各级主管依制度实行严密监视。其次,企业通过对会计业务的多重反映或者相互稽核关系进行控制。比如,总账、明细账、日记账分别记录,结果相互验证;通过账证核对、账账核对,保证记账的正确。企业通过核对记录可以追溯到任何一个环节所出现的题目。未经授权,任何职员都难以操纵全部会计环节或获取全部会计资料,由此形成了手工条件下会计系统组织制度上的内部牵制网。在电算化条件下,会计信息系统是按计算机数据处理系统组织起来的,除原始数据的收集、审核、编码、输进由会计职员操纵外,经济业务的记录和加工、会计报表的天生和查询等工作都可以通过计算机完成,这种数据处理的集中性使得传统组织控制功能减弱。同时,由于会计信息系统是将输进的数据集中存储于一个数据库文件中,根据程序设定的方式进行多重处理,多层次输出所需要的会计信息,因此会计信息系统中不区分总账和明细账、日记账,这固然使数据处理流程大为简捷,但也使账簿间的相互控制不复存在,使账证核对、账账核对失往作用。因此手工条件下行之有效的内部牵制网,在电算化条件下已难以发挥其作用,会计电算化内部控制出现了很多新题目,表现为:
　　1.数据处理方式变化带来的题目。（1）因数据输进操纵不当而导致的控制题目：一旦输进操纵不当,将会引发明细账、总账乃至会计报表等一系列错误,造成输出信息的失真。这就是计算机数据处理的一条重要规律“输进的是垃圾,输出的也必将是垃圾。”因而数据输进不当的控制题目成为内部控制中最重要的控制环节;(2)责任高度集中于电算化软件系统,企业面临巨大的系统风险题目。一旦系统数据被非法修改、拷贝或是系统程序控制失效,就会影响系统运行的稳定性和安全性,严重的可能会导致系统的崩溃,给企业造成不可估量的损失。系统风险题目成为内部控制的主要风险;(3)一些职责的高度集中违反了不相容职务分离和授权、批准控制的原则。由于数据处理集中进行,导致职责合并严重,会计职员大大减少,从而使一些不相容职务得不到分离,如有些会计职员既从事数据的输进、输出工作,又负责数据的报送,这增加了他们在未经授权批准的情况下直接对使用中的数据和程序进行修改等操纵的可能性,从而使会计数据的正确和安全性受到威胁。