[免费]简论高校档案管理的诚信问题
摘要：近年来，随着高校的扩招，高校的学生档案的管理出现了一些新的问题，其中最令人关注的就是高校学生档案的诚信问题。一些学校为了给学生创造更多的就业机会，在档案管理中弄虚作假，不仅为了档案管理的诚信要求，也是一些用人单位受到了损失。笔者通过分析当前高校档案管理中存在的问题，结合已有研究资料，提出了完善建立学生诚信档案，加强学生档案的诚信监管等建议。
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关键词：档案；诚信档案卡
档案是大学生在校学习和生活的证明,档案一直是关乎学生就业与前途的重要资料, 古语云,人无信不立，档案对学生具有特殊的意义。但是在当前的搞笑档案管理中，随着学生就业压力的增大，一些学校在档案的管理中，严重不负责任，档案内容缺失、弄虚作假等当管理中的诚信问题尤为突出。造成了一些用人单位，对学生的档案不再信任，档案的意义受到削弱。诚信、真实是档案存在的价值，是一份资料之所以被称为档案的意义体现。所以说，当前的搞笑档案管理人员，要充分认识到诚信对于高校档案的意义，采取措施，完善高校档案的诚信管理。诚信是人事档案管理活动正常开展的观念基础,是充分发挥人事档案作用的精神铺垫。因此,讲诚信必然成为人事档案管理中重要的工作准则。
一、高校档案管理中存在的诚信问题
1.缺乏诚信意识，疏于档案管理
当前，一些不良的风气使高校的档案管理人员的诚信管理意识缺乏，如学术造假、学术腐朽、高校腐朽等问题，使得一些高校管理人员置档案管理法规于不顾，利用手中的职权谋取私利。同时，在市场经济条件下，企业更加重视学生的实际工作能力，使得学生档案的证明功能弱化，一些学校也不重视学生的档案管理工作，没有建立起有效地档案管理制度，学生的档案管理工作十分混乱。使一些学生的考试作弊、抄袭与剽窃行为等诚信问题的到不到有效的惩罚，使档案全成了一种摆设，没有发挥出其应有的作用。
2.档案内容简单、缺乏有效信息
高校学生档案是是大学生在校学习的“说明书”，所以档案中记载的内容应能全面、详细地反映学生在校学习期间各方面的情况,做到真是可信、档若其人。但是现在高校的学生档案，内容是多而不实，非常老套。档案内容记载中有关学生个人政治思想品德、家庭历史及社会关系等叙述性的内容较多、教条性的东西较多。甚至有些档案对学生的评价都是千律一篇，在形式、格调上非常类似，评论的语言无力，缺乏有效的、真实的评论语言。如在评价学生的学生情况的优点时，大多是“学习认真”、“思想觉悟较高”“团结同学”“热爱劳动之类”等语言，简单笼统、缺乏可信度。在评价写生缺点时,则用“进取心不强”、“表现一般”等词语一笔带过,使得真各个学生的档案像流水账，有效的信息很少。
3. 档案内容失真、缺少有效监管
高校档案的真实性，是高校档案管理的基本要求。真实性是档案存在的基本价值与意义，是档案能否发挥出其记载、监督等作用的基础和前提。高校档案内容的失真，不仅仅会给用人单位众多的不便，并且会导致学生的诚信问题严重受到怀疑，影响到学生一生的前途，造成积极严重的'后果。然而,目前一些高校的档案管理部门，档案管理的责任心严重不足，以为档案管理只不过是一种形式要求，没有实质的意义。因此，在审查学生材料时，粗心大意、疏于监管，甚至根本不检查，造成一些虚假的学生材料被顺利的计入学生档案，如一些“三好学生”、“优秀团员”等虚假荣誉信息。有的高校的管理人员，为了促进学生的就业率，在学生档案方面做足了功夫，为学生做虚假的学习、实习情况记录。一些负责监督学生档案填写的老师也是极为不负责任，碍于师生之间的感情，对学生的档案不管不问，错误的认为学生已经毕业，档案的真实性与自己没什么关系，使本档案管理这件非常严肃的事情，成了联系师生感情的工具，从而使学生档案的真实性无从保证。另外,由于大专院校的毕业生分配制度的改革,造成了毕业生就业单位的不确定性及变动的频繁,也给人事档案管理带来了许多困难,有的学校或单位图省事,不按正规渠道进行档案的转递,而让毕业生自揣档案,造成档案乱放、涂改、遗失现象屡见不鲜。部分档案管理人员政治觉悟低,对工作没有认真负责的态度,造成许多虚假档案进入人事档案。[1]
二、解决高校档案管理诚信问题的对策
鉴于目前高校档案管理中存在的诚信问题的紧迫性，从源头上、管理措施上加强高校学生档案的诚信管理，成为一个刻不容缓的问题。笔者认为当前高校档案馆应该从提高档案管理人员素质，严格档案管理等三项措施上进行，具体情况如下：
1. 提高档案管理人员素质，严格档案管理
档案管理人员的诚信意识不强，主要是以为其素质水平低，达不到档案管理的要求。这就要求高校要加强对档案管理人员的培训力度，提高人事档案工作人员的思想文化水平，档案管理水平，职业道德素养水平，时期具备较高的诚信意识。同时，要积极学生高校在档案管理中的规章制度，熟悉档案管理的各项知识,熟悉档案管理的各个流程环节。只有这样,才能使高校档案管理工作顺利进行，才能使档案的诚信价值得到体现，实现档案的各个功能价值。为用人单位提供学生真实的信息，提供优质、快捷服务。便于用人单位对学生的选择，已经对学生学习成绩的认可。
2.充实学生档案内容、提高有效信息的比重
当前，针对学生档案内容的教条主义倾向，应该首先改革档案的记载内容，还原档案的真实性。这就要求高校在档案管理中，一是要实事求是，不能含糊其辞，做流水账。要做到这点，就要求档案管理人员在审核相关材料时，要严格把关，对来路不明、含糊其辞、记载不清楚的材料，要采取调查研究，本人核对等多方面的措施，严明材料的真伪，做到一丝不苟、一字不差，切断虚假文件材料的来源。二，切实改变老师对学生的评价内容趋同的状况，要求老师在评价学生的学习、生活时，要根据学生的真实情况，做最真实的记录，并丰富评价的用语，坚决杜绝“学习认真”、“思想觉悟较高”“团结同学”“热爱劳动之类”等空洞的评价语言的出现。三是建立学生诚信档案卡，真实的记录学生在校期间守纪诚信、生活诚信、学业诚信、缴费诚信、信贷诚信、就业诚信等方面的情况。[2]
3.加强档案材料审查、加大档案管理的监管力度
高校的档案管理人员要累经验，丰富鉴别虚假材料的手段。从学生把档案转入学校的那一刻起，要求专职管理学生的教师，要在平常的学习活动中、日常生活中注意收集、积累有关学生的基本情况，对档案中记载有疑点的内容进行核实，发现虚假记载，要及时向学校的档案管理人员反映，按照程序对档案做出正确的修改。高校的教师在日常的教学管理过程中，要加强自己的责任心，对课堂上表现不好，经常迟到、旷课、上课睡觉、成绩不合格的学生，要加大管理力度，并及时的同专职管理老师交流，反映真实情况；并对教学质量的全过程中学生的学习重点监控，帮助和督促他们保质保量的完成学业。要坚持对学生负责的态度、对社会负责的态度、对教育负责的态度，对一些达不到学校规定的要求的学生，给予相应的警告措施、严重者可劝其退学，这些学生处罚情况药剂师记录入学生档案，保证人才培养的质量和学籍、学历证书的真实性。
总之，学生档案的诚信问题，关系到高校的教育职责，关系到档案的价值实现的一个重要问题。解决这个问题，是一项系统的工程，需要高校奔着负责的态度，从抓好档案管理人员素质入手，严格档案管理制度，使档案能够真实的反应学生在校期间的学习、生活情况，更好的发挥档案在社会信用体系建设中的作用。
参考文献：
[1]时丹丹.张雪燕. 现代人事档案管理诚信问题研究[J].
[2]傅文芳. 大学生诚信档案卡建设问题研究[J]. 河北广播电视大学学报. 2009年3月20日
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