人事管理论文
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摘要：人事管理信息化建设是高校信息化建设的一个重要组成部分。本文在深入分析高校人事管理工作的现状及主要问题的基础上,从任务、策略及思路、系统模块及其网络基本结构等四个方面入手,提出了适合高校人事管理信息化建设的系统化解决方案。
关键词：人事管理信息化建设人事管理信息系统
引言
随着科学技术和社会经济的发展,行政管理事务的增多,办公机构要处理的信息量越来越大,传统的手工处理方式已不能适应当今信息化时代的实际需要。因此,充分运用计算机网络技术,借助现代化信息处理技术和工具,实现办公室办公自动化来提高工作质量和效率,从而实现管理现代化和决策科学化,已成为信息化社会行政管理工作发展的必然趋势。
人事管理是一个复杂的系统工程,人事信息一求准确,二要保密,三需及时,四是政策约束性强,随机性大,时效性强,作业频繁,工作量大而繁琐,这样就大大增加了处理的难度。高等学校作为高等教育的场所,其办学规模之大已众所周知,这么大的盘子,每时每刻需要处理的信息量也就可想而知,因此高等学校信息化水平的提高是教育质量的有力保证。2004年2月教育部确定的“教育信息化建设工程”是《2003～2007年教育振兴行动计划》中六大重点工程之一,旨在加快教育信息化基础设施、教育信息资源建设和人才培养,全面提高现代信息技术在教育系统中的应用水平。随着教育信息化逐步向高校全面管理领域的发展,“无纸办公”已成为高校管理追求的新潮流。
人事部门作为高校管理领域中非常重要的部门之一,其担负着学校行政管理职能中的很多具体管理业务,尤其是一些和教职工息息相关的日常业务。人事管理工作效率的高低、质量的好坏都直接关系到管理效益在教职工中的认可度。因此,高校人事管理要符合并适应高校各类管理事务发展的逻辑和规律,符合教职工的利益诉求。随着高校师资队伍建设及学科梯队建设的重要性日益凸现,人事管理的职能已向培养高层次学科带头人、优化学术梯队结构、发挥团体创新效益的高层次核心业务拓展并通过构建人事管理信息化系统,利用计算机和网络信息技术,实现人事管理阶段到人力资源管理研究阶段的有效转型。
一、人事管理信息化建设的重要意义
人事管理信息化建设是高校信息化建设的一个重要组成部分,它可以有效地提高人事管理工作的效率和质量,并且能够及时地提供可靠数据,为学校领导的科学化决策提供重要依据。
(一)人事管理信息化建设可以提高人事管理工作效率,实现管理水平创优目标
人事管理工作是十分复杂繁琐的例行性事务工作,其中大部分都是基于经验的重复劳动,但又是人事管理中不可或缺的基本事务,是和学校每位教职工息息相关的重要事务,需要占据人事管理人员的大量时间。因此,人事管理的信息化可以使人事管理人员从日常繁琐的事务中解脱出来,有时间和精力考虑更具有战略意义的课题。另外,还能方便、快捷地实现各种信息的统计分析,从而提高工作效率。
(二)人事管理信息化建设可以为高校各部门和教职员工提供增值服务
人事管理信息系统,借助于学校统一的信息化管理平台为各部门及教职工提供更多的增值服务。教职工可以通过各高校校园网对所需的人事信息进行快速查询,各部门也无需在重复的事务性工作上花费大量的时间和精力。比如,如何根据学校发展战略制定人力资源战略；如何通过合理的招聘技术与测评技术为学校引进合适的人才；如何通过考核以及相应的绩效管理体系来提升各单位、各部门与个人绩效等。
(三)人事管理信息化建设可以加强高校人事部门各科室间的团结协作,实现信息资源的高度共享
目前,人事部门对信息的处理大部分应用了EXCEL和一些相对比较简单的数据库,有些科室虽然建立了具有一定应用程序的管理系统和数据库,但因各职能科室的信息在概念、范围和内涵上各不相同,导致信息资源共享困难。由于人事工作各方面内容有很大的相关性,需要能够互通有无,分散的工作方式容易造成数据采集不全面,信息更新重复率高,极为繁琐不便。实现信息化人事管理后,人事管理信息系统能使高校人事部门各科室对人事信息进行共同操作,从而保持数据的一致性、完整性和实效性,实现信息资源的高度共享。
(四)人事管理信息化可以充分利用现有的人事信息资源,实现信息资源利用的最大化
传统的人事信息资源大都是以纸为载体的实物资源,不仅不便携带,更不利于传递。实现人事管理信息化后,各种人事信息资源不再以实物的形式出现,而是以磁信号和数字信号的形式出现,这就极大地便利了传输和使用。而且应用各种功能齐全的人事管理软件,还可以对现有人事信息资源进行分析整理,实现人事资源共享,为充分实现人事信息资源利用最大化提供可能。
(五)人事管理信息化建设为高校深化校、院两级改革,实现校、院两级人事分配奠定了基础
目前,许多高等学校实施校院两级改革,把以往相对集中的人事管理模式,分散到各二级部门,这样在一定程度上减轻了高校人事部门的工作强度和工作压力。通过人事管理信息化建设,基础数据采集,教职工基本信息维护工作都放在各二级学院,从而大大减少了人事部门的工作量,同时也为人事信息的准确性提供了保障。
二、高校人事信息管理现状及问题分析
长期以来,我们往往习惯于按老办法、老章程办事,工作方式几十年一贯制,人写手抄的人事办公模式不仅不规范,容易出错,而且增加了工作的随意性。随着我国人事制度改革的进一步深入,全球性人才竞争的日趋激烈和人才流动频率的加快,以及各高校近几年来的快速发展,传统意义上的人事管理手段和方法的弊端日趋明显,主要表现在以下几个方面:
1.人事信息管理零乱,没有形成一个完整的信息管理体系。随着学校的快速发展和校、院两级深化改革,人事信息量的大幅度增长和数据的快速更新,原有的人事信息管理方法和管理手段已经远远不能适应人事管理和人才管理工作的需要,分散的信息处理和更新导致了大量的重复劳动。信息整理和保存比较紊乱、不集中,没有形成一整套完整的数据体系。这导致了人事信息管理的零乱,给高校的人事信息管理工作带来了诸多不便,严重影响了工作效率。
2.信息部门化现象明显。目前,在各个高校,教职工的职称、培训与培养信息主要在师资科,学校教职员工的进出管理工作以及内部调剂管理信息则归属于人事科,而工资、福利待遇、社保医保以及人事档案信息则集中在劳资科,在人事部门以外还存在着大量的教职工人事信息管理工作,如教职员工的教学信息管理归属教务部门,科研项目与学术论文信息集中在科研管理部门等。人事部门内部各科室以及与其他部门间信息流通不顺畅,资源共享困难,从而导致了人事信息相对紊乱,数据一致性差,严重影响了信息的完整性和准确性。
3.信息更新速度太慢,准确性不高。传统的人事信息管理方法和手段主要是人抄手写或借助一些简单的数据处理软件,软件信息模块比较单一,操作相关性不强,无法对信息进行快速更新、分析和处理,从而无法及时为校领导和上级管理部门提供准确可靠的统计报表和相关分析数据,制约了管理层决策的及时性和准确性。信息更新速度太慢,致使人事管理工作中可能出现的问题得不到及时有效的解决。
4.数据通用性差,信息应用系统化困难。各部门开发或购买了面向特定功能、基于不同技术和应用模式的数据库软件,数据交换的通用性较差,难以实现信息应用的系统化,使得校院人事专干必须到不同岗位重复核对有关数据。
三、高校人事管理信息化建设方案
针对上述高校人事信息管理方面存在的诸多问题和不足,下面主要从人事管理信息化建设的任务、策略及思路、人事管理信息系统的模块及其网络基本结构等四个方面入手,提出人事管理信息化建设的系统化解决方案。
(一)人事管理信息化建设的任务
针对高校人事管理的现状及存在的问题和人事管理信息系统的主要内容,学校各相关职能部门以及人事部门各科室的信息系统都必须建立在统一的数据交换平台上,整合在一个高效的信息化系统之内,各种应用均应运行在高校校园网上,并且具有标准、规范、安全、丰富的数据资源,可实现各部门之间的无缝集成。学校人事部门、教务部门、科研管理部门等要从更好地服务于学校的总体战略发展目标和学校各项工作的顺利开展的角度出发,相互协作,互通有无,促使人事管理信息系统与教学管理系统、科研管理系统等之间的无缝隙兼容。我们可以先从规范数据管理和查询流程入手,实施人事管理网络化建设,逐步建立人力资源开发与管理平台,实现人事管理信息传输的统一性、即时性、快捷性、准确性、完整性和系统性,从而实现人事管理过程的“四化”建设,即人事决策智能化、业绩考评科学化、数据集成自动化、网络办公无纸化。这样,通过发挥高校科技创新、知识密集的特点,加强纵向和横向联系。高校人事管理信息系统的开发不仅可以提升人事工作的透明度,提高人事部门的工作效率,而且还可以极大地促进教务部门、科研管理部门等相应领域的信息化建设,实现信息支持、信息提升、信息服务的良性互动。
(二)高校人事管理信息化建设的策略及思路
随着高校人事管理职能的拓展趋势和打造现代师资管理数字化平台的需求,高校人事管理信息化的建设应当构成多层次、多方位的有机系统,必须融合教务部门、科研管理部门等相关部门的数据资源,以有利于信息化管理的统一规划和统一协调。同时要充分发挥相关部门的主动性、积极性,明确分工的职、责、权要求,促进信息的共享和交换。因此,高校人事管理信息化的建设首先可建立满足日常工作需要的人事管理信息系统,在人事管理的全过程中,实现利用人事管理软件处理日常事务工作,如人事信息数据管理、师资队伍建设信息管理、教师业绩信息管理、教职工工资信息以及人事管理信息、人事政策法规信息的实时查询等。
其次是构建面向各二级学院的人事管理信息系统网络,建立一个统一、完整、多层次、智能型、安全保密的院级人事管理信息网络系统,实现人事信息的共享,人事信息的自动收集、整理、分析,为制定人事政策提供决策依据,为做好人才队伍的预测和规划等整体性人才开发工作提供服务。
根据以上对高校人事管理信息化建设的基本策略的描述分析,结合学校实际情况,高校人事管理信息化建设的基本思路如下:
1.以人事档案信息化为突破口,进行数据库建设。高校人事管理的`科学性,离不开实时的人事信息的数据分析,只有数据准确可靠,才能克服信息的估计性与决策的盲目性。作为重要信息资源之一的档案,是高校人事部门选人用人的重要依据,是开发人力资源的有效信息。以人事档案信息化为突破口来启动数据库建设工作可以避免数据的差错率。通过建立教职工信息库,购买或组织研发一套人事管理软件,将大量的教职工信息材料通过计算机储存、统计、汇总、分析,从而推进高校人事人才工作模式的变革。
2.以学校网络服务器为数据平台,建立人事管理信息数据库。以人事部门、教务部门、科研管理部门等各职能部门的管理权限为准划分模块,设置权限,统一对学校教职工所有数据进行维护,从而实现教职工信息数据的一致性和统一性。
3.通过校园网建设,加快完善人事管理信息网络化建设,即:人事信息数据库→人事信息网→校园网建设。积极开发人事工作服务软件,如教职工职称申报系统,考勤与薪酬管理系统等,将人事部门从传统的人事工作中脱离出来,加大工作分析、绩效考核等研究。
4.全面实施资源共享,充分利用网络技术管理教职工信息,减少基础数据的维护差错率,降低各二级学院人事专干的工作量,迅速提升人事管理工作效率。这样,通过信息网络的建设和推进网上服务,为人事工作信息化提供高效、快速、安全通道,使人事管理逐步纳入统一、规范的信息化轨道。
(三)人事管理信息系统主要模块介绍
1.用户管理模块:系统允许用户建立多个账号,对于不同部门的不同用户可以有不同的操作权限和操作范围。这样有利于保证系统的安全性,便于按实际业务分工进行管理,真正做到自己的数据自己维护,自己负责,从而明确每个人的权、责、利。
2.人事科管理模块:提供给人事科工作人员使用的子系统,也是整个人事管理信息系统中最主要的一个模块,包括组织机构、人员管理、编制、年终考核等。
3.劳资科管理模块:包括日常工资管理、离退休人员管理、社会保险管理、员工探亲信息管理、津贴福利管理等。
4.师资科管理模块:提供给师资科工作人员使用的子系统,主要用于各类人才工程、基金资助信息、出国出境信息、学历学位管理、师资培训管理、职称管理等。
5.院级人事管理模块:是各学院人事专干的工作界面,一方面用于基本的人事管理工作,如查询本学院职工的人事信息,向人事部门提交人事信息的变动情况等；另一方面可以向人事部门各职能科室上报各类人员名单,如:提交职称信息、院内教职工岗位变化情况。还可以接受人事部门发送过来的各类人员名单和通知等。
(四)人事管理信息系统网络基本结构图
根据上述对人事管理信息系统各主要模块的介绍及分析,构建人事管理信息系统的网络基本结构如下图所示:
(五)人事管理信息化建设的网络实现
网络拓扑结构如下图所示:
在进入系统之前,要进行身份确认,只有用户名和用户密码都相符的用户方可进入本系统。为了防止不合法用户对数据的察看和修改,本系统把用户分为三个级别:超级、编辑和只读用户,即一、二、三级用户。超级(一级)用户不仅拥有对数据的查询、修改权限,还对用户的使用权限进行控制,可以设定用户名、密码和其权限,还可以对纪录进行增加、删除、修改等操作。编辑(二级)用户对数据可以查询、打印,还可以对纪录进行增加、删除、修改等操作。只读(三级)用户只拥有对纪录的浏览、查询和打印权限。当用户要进入系统时必须先输入用户名和密码,按“确认”按钮后,系统辨别用户身份,对合法用户根据用户的权限级别赋予相应的使用功能。
四、结束语
高校人事管理信息化不仅是人事管理的信息处理工具,更是规范人事管理工作的手段和方法,构建高校人事管理信息化系统,不仅可以使人力资源的利用率和整体的工作效率得到进一步的提高,同时也保证了人事信息的安全性和准确性,杜绝了人为因素的干扰,从而有效地提高了人事信息的利用率,降低了工作强度,进一步简化和规范了办事程序,有利于学校的勤政廉政建设。一套先进、实用、可靠的人事管理信息系统软件,既要将网络技术与人事管理完美地结合在一起,确保人事管理的时代性,也要适合学校人事管理工作的实际需要,能真正实现人事管理工作从繁琐低效的重复性手工操作转型为高效率、高标准的“无纸化”办公,还要从加强学校组织领导、加强教职工人事信息采集工作的规范化、加强提高人事工作者的信息化素质和人事管理工作的业务技能以及加强分级管理等方面,为高校人事管理信息化建设提供有力的保障。
总之,只有学校人事管理信息化的建设水平提高了,我们的办事效率才能真正得到提高；只有人事管理信息化的渠道畅通了,才能提高校务公开的程度,才能使工作调配、职称评聘、薪酬福利、岗位聘任、教师教学考评、科研核定等比较敏感的人事业务增强透明度。因此,加快高校人事管理的全面信息化建设对高校的人事管理工作具有十分重要的意义。
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