论档案信息化的系统性及要素关联模式
摘 要：档案文件在社会发展的过程中占据着重要的位置，其中较为明显的就是档案信息化的趋势。档案从其内容和管理形式上都呈现出一定的复杂性，因此，相关的档案管理部门需要根据档案文件发展的现状来提升档案信息的利用率和服务功能。实现档案管理和利用的高效性和平衡性。另外，对档案信息化的系统性和其要素关联模式进行分析可以促进档案的信息化进程。
关键词：系统性认识;档案信息化;要素关联
档案信息本身就是一种促进社会发展的重要因素，在实际的工作中，要在做好信息管理工作的基础上，提升档案信息的利用价值，增强档案信息化系统性的趋势。具体来说，从档案信息的发展上来看，需要加强对档案信息服务性和利用率的认识程度。档案信息资源还有待开发和利用，但是，档案信息特性的动态性和静态性相结合，增强了档案信息的特殊性。因此，档案信息管理工作者应该加强对档案信息系统性的重视，在经过比较和分析之后，再对其进行优化，找到各个要素之间的关联性，进而提升档案信息的适用性。
1 档案信息化服务的系统性认识
从档案信息化的进程来看，其系统性较为突出，各个工作环境和工作要素之间的连接性形成了一种综合体。各个要素按照科学合理的方式进行组合和排列，其中结构和环境的功能决定了系统的整体功能。其中档案的信息化需要对结构进行优化，档案信息的开放程度得到不断增强。确定性和不确定性的关系都存在，另外，档案信息化的进程需要从技术和环境等多个方面进行考虑，根据用户的需求，社会的管理以及技术的升级等因素的变化都是较为明显的。另外，需要注意的是，在档案信息化的系统中，各种关联的因素是基本元素。
2 档案信息化服务系统的相关性分析及关联模式
2.1管理要素与技术要素的相关性
在档案信息化的进程中，管理和技术的结合是极其必要的。其关联点就在于对信息资源的利用。实际的档案管理工作必须要采用专业程度和实践能力较强的专业人员来进行。因为，掌握先进的技术是做好管理的重要因素。在对其关系进行分析的过程中，需要将管理工作分成多个元素的方式来进行，同时要根据管理的构成部分和实际的组件去理解。另外，进行管理软件的开发也需要对具体的内容进行形象化处理。在软件设计的过程中需要严格按照相应的规模来进行，提升管理和技术的关联性，使二者更加接近。
在实际的工作中通常采用的方式就是进行管理的角色花和单元化，这是促进管理和技术有效衔接的重要手段。另外，在具体的工作中，要本着管理优先于技术的基本原则，促进档案信息的服务程度。
2.2 属性要素和操作要素的相关性
档案信息的多元化的产生原因基于档案的数字化，其中包括各种格式的文本，图像和声音以及音频和视频等等。但是不同的属性特点需要采用的操作模式也会随之变化，因此，属性和操作的信息共同构成了档案信息的复杂性。可见在实际的档案信息化系统中，需要充分考虑到信息的载体形式以及实现的网络环境等等。档案信息化的服务和设计功能是相对较为重要的两个因素。
在应用中，要做好这两种模式的关联工作，具体来说，复合文档模式要和相对应的操作相结合，形成一种操作性较强的信息实体。在实际的工作中，描述方式和转换方式要并用，要应用科学的元数据来对各种类型的信息属性践行描述和处理，同时将硬件环境和软件环境向区别。组件模式也是档案信息化过程中一种必不可少的形式。通过组件进行分装可以促进各种关联要素的协调发展。
属性要素和关联要素相关联的最有效途径就是采用组件方式，主要是由于这种方式的应用可以对系统的结构进行简化，同时还能够实现一种较为常见的动态效果。另外，从管理角度和技术角度来看，这一点是很容易理解的。同时还需要结合面向服务的'体系结构来形成不同功能的信息单元，也就是将相应的结构和契约线连接。
2.3 相关要素的一致性
在档案信息化及利用过程中，由于信息与信源的可分离性，因此在信息化与信息服务过程中，要保持档案实体蕴涵的内容与对应的数字信息在语义上保持一致性也是面临的关键问题之一。档案是非现行或半现行状态下的文件，具有长期不变性的要求，但对应的数字信息在利用过程中必然与计算机内存及网络传输信号相关，从理论上来说任何基于数字形式并存在于计算机内存中的数据都是可以被访问和修改的，只是要求的技术水平和代价不同。
因此，为了维护档案实体与对应信息资源的一致性，必然产生各种附加属性，如副本信息、元数据信息、用户访问控制信息、摘要信息等，保持这些信息与档案实体相关元素的一致性关联，无论从技术层面还是管理层面都是十分困难的事，需要较高的维护代价和管理成本，同时也导致利用效率的降低。这些要素之间的关联应建立在主因素基础之上，在相关技术条件允许的情况下建立以语义为核心的关联模式，通过语义形成能够唯一标识的关键字段建立各相关信息要素之间的联系。
2.4 不同层次的系统相关性
完整的企业信息系统包括了事务处理系统、管理信息系统、决策支持系统、人工智能/专家系统，这些系统形成了操作、战术、战略三个功能层次及自低向上的信息数据支撑结构。对应于档案信息化服务系统，可以将档案管理与服务形成一个类似的系统层次，将其对应分为档案事务处理、档案信息化系统、档案信息资源管理与服务系统，它们自底向上形成具有数据支撑关系的层次结构，其中事务处理子系统按照档案管理的要求对档案原始资源进行收集、加工及保存，也是对上层服务的基础，具有相对的完备性、独立性及稳定性。档案信息化系统用于将档案资源按照社会服务需求将其组织成数字信息资源，通过进一步对其进行分类、加工、存储，最终形成便于在分布式网络环境下应用的信息资源管理系统，该子系统在基本管理内涵与数据结构上有一定的稳定性，但在技术环境、数据模型等方面有一定的动态性。服务子系统按照一定的主题需求发布相关信息，直接向社会提供服务，或进行信息分析、决策支持等应用，系统具有相对的动态性、虚拟性、时效性。
3 结束语
开放性、公共性、高效性、可用性、时效性是信息服务的价值特征，原始性、凭证性等始终是档案基本价值体现。不能将档案的数字化涵义与档案的信息化涵义看成一个概念，二者在现代信息技术环境下的结合是为了提高档案的信息价值及档案的管理效率。这也导致了档案信息化服务系统的多元复杂性，难以从研究构成要素本身来解决问题。只有从系统的角度来深层次理解其构成，通过对关键要素的相关性分析，设计出优化的关联模式，才能从根本上解决问题。
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