工程档案管理存在的问题及对策

时间:2017-09-27 编辑:lqy 手机版

  摘 要:工程档案是工程内在质量的见证材料和工程验收的重要依据。本文结合笔者多年的工作总结,主要针对工程档案管理过程中常见问题进行了分析与研究,并提出了相应的解决措施,以供大家参考与借鉴。

  关键词:工程;常见问题;档案管理;对策;

  一、档案管理发展趋势

  工程档案管理随着经济的发展不断规范,工程档案管理的发展趋势是科学化、信息化、电子化。

  (一)工程档案的计算机化管理。随着计算机技术的发展和应用,电子档案已经在我国得到了普遍的应用,并逐步走向成熟。档案中数据和流程图的绘制软件开发者已经进行了很好的处理,但是却还没有形成一个完整的系统实现软件的互通应用。档案管理工作必须建立一个专门的系统实现对档案信息的一体化处理,这将是档案管理近期的发展方向。

  (二)培养专业档案管理人员。随着全球化的发展,人们已经认识到管理对于经济的重大影响,管理学专业也日益兴起,这必将会培养出大量的现代化管理人才。这样就为建设专业化的档案管理团队打下了坚实的基础。在经济发展的背景中打破传统的管理模式,将档案交由专业的人才管理,实行现代化的管理模式,这就会大大推动档案管理的发展和作用。

  二、当前工程档案管理现实中常见的问题分析

  (一)档案管理方法落后,导致资源严重浪费。目前很多建设项目都是采用传统的方法来管理项目档案,就是在资料的形成、收集、整理等平常工作中单纯由人工操作和管理,这样工作量大,工作效率低,不能很好地适应项目档案数量大和项目档案利用范围扩大的需要。在整理方面,传统方式整理竣工资料就是项目完工后统一整理,组成竣工资料编制小组,一般需要做―套纸质档案,一套项目档案数量上千卷,需要很多纸张,造成每个单位都有庞大的档案室,需要配备多人编制和管理,人工建目录,占用许多资源,造成人力物力的过多利用,甚至是很浪费。

  (二)技术滞后,还未能完全达到现代化城市的要求。当前工程档案的管理虽然已开始运用计算机、光盘等现代化工具,但这些档案管理现代化的模式仍是计算机技术加上传统的档案管理模式,实质是传统档案管理模式运用新技术的改进,是对传统档案管理模式的数字模拟,并没从根本上真正改变管理方式。在这种管理模式中,管理仍是围绕纸质实体档案进行的,对知识的占有、信息的转化、利用与传输都停留在较为落后的基础上,不适应信息化建设的发展及社会对其新的需求。

  (三)资料滞后,与飞速发展的城市建设不相适应。这里所指的资料,不仅是工程建设资料,同时还包括诸如邮电、通讯、水电、交通、燃气等基础性工程建设资料。工程竣工后,有些相关资料没有及时送交城建部门归档、整理,形成完整的文件,致使有的工程资料特别是地上网络系统的情况不明,为日后建设埋下隐患。

  三、提出工程档案管理问题的解决对策

  (一)多元化的信息化管理。在电子档案管理在全面普及之前,传统的纸质档案管理在未来一段时间仍将存在,多元化并行的信息化管理模式也将在实践中不断完善发展。随着公众利用档案意识的增强和档案开放力度的加大,社会对档案需求呈多元化趋势,传统的档案利用服务模式面临新的挑战。到档案馆来翻阅档案原件以获取相关信息的方式将被改变,档案馆不再是简单的实体保管员,而应成为概念、知识的提供者。为了应对档案信息多元化的挑战,一方面需优化传统的服务方式。我们要主动接近档案用户,以用户为中心,结合城市建设的进程,编研出信息成果进行提供利用,利用城建声像档案的优势,用专主题片、照片接片等方式解决规划、设计人员必须到现场的问题,从内容、形式上实现完全不同与以往的主动服务。另一方面在延续面对面的服务方式的同时,利用网络环境为社会提供优质的服务。通过在建设系统门户网站设立子网站,努力实现不同服务方式之间的优势互补。

  (二)加强工程档案的信息化建设。要创新工程档案管理模式,首先要加强工程档案信息现代化建设。一是加强信息资源建设工作。努力破除“工程档案信息无用论”、“工程档案信息资源危险论”,从文件目录做起,将现有档案数字化,并及时建立、逐步充实和完善档案信息数据库,逐步实现全文全息上网,文件目录上网,使用户对馆藏档案有一个全面了解,以便查询。二是加强计算机网络设施建设。近年来,不断加大投入,加强计算机配备,并实现计算机连结上网,实现档案信息快速传输检索和利用。做好计算机软件的选用和设计,从档案管理的实际出发,综合数据管理、整理编目、检索查询、安全保密、系统维护等基本功能,以满足档案管理的要求。三是加强信息化管理人才。工程档案信息化建设,要求档案工作者既要掌握档案学基础理论的档案管理知识,还要掌握一些计算机技术、网络技术和操作技能。一方面,加强现有档案干部职工的自身学习,另一方面,选拔使用计算机和网络技术方面的专业人才,提高掌握现代技术的整体水平。

  (三)做好工程档案的编研工作。在长期的工程档案工作中,要紧紧抓住用户需求,从编研内容选择到编研成果形式,都需要创新。在实践工作中,一是利用摄影、录像等多种数码处理和载体记录城市发展,并将其编制成专题片、画册等,这种生动、直观、说服力强的编研成果更能适应快节奏的社会,为处于“读图时代”的广大群众所接受。二是围绕经济发展和工程建设做好编研。这应始终是编研选题的重点。城市在新一轮建设中,开展了专题资料汇编工作,先后汇编了道路改造工程、供热供气管理建设工程、“拆墙透绿”工程等专辑,为规划、建设及管理部门及有关领导、专业技术人员提供了极具价值的参考资料。三是体现出地方特色。工程档案含有深厚的文化底蕴,反映着不同时期的施工技术、基础结构、建筑风格等,对现代设计业、建造业有极高的参考借鉴价值。

  四、结束语

  提高档案管理科学化水平我们必须从多方面考虑,向国外借鉴先进的管理技术、加强对人才的培养、重视档案机制的建立,将档案管理经验与优势相结合,提高档案管理的科学化水平,满足人们对档案管理的需求。

  参考文献

  [1]朱祥.信息时代档案管理工作者应具备的素质和能力[J].企业家天地下半月刊(理论版),2008,10(01):97-159.

  [2]吴金凤.以科学发展观为指导做好高校档案管理工作[J].无锡商业职业技术学院学报,2009,06(09):35-77.

工程档案管理存在的问题及对策相关推荐