医院档案开发利用常见问题处理方式的探讨

医院档案开发利用常见问题处理方式的探讨

　　摘要：医院档案在开发利用过程中，会遇到诸多问题，如何解决这些问题，使医院档案最大限度的发挥其价值，是医院档案工作者值得探寻的问题。本文就医院档案在开发利用中的常见几个问题和解决途径进行了探讨。

　　关键词：档案;开发利用;问题;解决途径

　　档案开发利用工作，是档案工作者将室存静态档案信息，通过多种渠道与方式，开发和传递给利用者，从而实现档案信息的活化和共享，最大限度的满足社会需要的一项档案业务工作。在对各类档案的开发利用实际工作中，我们经常会遇到诸多问题，如何解决遇到的问题，最大限度的发挥档案的利用价值，维护档案信息管理系统的健康存在，值得档案管理者进行探讨。

　　1 医院档案开发利用工作中的常见几个问题

　　1.1查阅检索方式落后，影响档案的开发利用 目前许多医院档案以"卷"和"件"形式并存，由于以"卷"为单位的档案形成时间较早，且这部分档案基本以纸质档案形式存在，档案科在查阅此类档案时需要通过全宗分类，按照年度分类、组织机构分类等方法按卷进行查阅，这种查阅方法速度相对较慢，不利于档案查询。此外，近年来随着工作节奏的加快，电子档案的的需求量不断加大，如何提高档案借查阅速度，变被动工作为主动工作，将"死"档案变成活资料，是医院档案工作面临的巨大挑战。

　　1.2档案开发利用形式单一，影响利用效果 档案由于其具有一定的保密性，许多医院档案管理者便将"把住档案科的门，锁紧档案柜的锁"当成自己工作的本分，对开放、传递档案信息顾虑重重，这就很容易使档案管理工作处于被动状态。如何开发多种渠道，做到既能挖掘到档案的精髓，又能更好的为我所用，推动档案开发利用工作向纵深发展，是档案开发利用工作面临的一个问题。

　　1.3相关人员归档意识薄弱，影响档案的开发利用 综合档案科是医院档案的管理部门，各类档案源于各个行政科室，而兼职档案员的素养结构及对档案管理工作的重视程度，直接影响着档案质量。目前许多医院兼职档案员对归档工作存在以下两种错误态度，①懒于归档，即对待归档工作重视程度不够，工作作风浮躁，对每年度需要归档的材料懒得整理，抱着归档材料越少越好的不负责任心理;②误读归档，有的兼职档案员把档案科当成了"仓库"，把自己用不上，放在眼前"碍事"的各类材料不经认真选择统统归档，这样不但增加了档案科工作量，造成档案材料的重复收集，且无谓的占用档案库房，造成资源浪费。因此，如何提高兼职档案员的归档素养是我们必须面对的一项共工作。

　　2 解决档案开发利用中问题的途径

　　2.1充分利用档案管理系统软件，推进档案信息数据化管理 近年来，我院高度重视档案管理工作，加大档案工作资金投入，在安装配置档案管理软件及档案库房自动温控系统同时，还为档案科配备电脑、扫描仪、复印机、刻录机等设备，使档案信息资源共享成为可能。同时医院档案科积极推进档案的电子录入进程，实现纸质档案与电子档案两种档案保管形式的有机结合。今后还将进一步探索开展档案信息院内网上浏览服务，集各种信息资源为一体，将档案信息按密级分类，设置浏览权限，利用院内OA网上办公系统，为利用者提供优质、高效的服务。

　　2.2充分发挥电子文件优势，促进档案开发利用向纵深发展 档案科作为收藏保管档案信息的部门，它既可以开发利用档案原件，也可以对原件进行加工、转化而得到二次或三次文献信息，而电子文件就是将数字化信息利用计算机网络进行远距离传输，使异地利用成为可能，这就使电子文件的应用越来越广泛。医院医疗执业许可证、法人证、组织机构代码证、母婴保健证作为经常使用的证书类档案，由于其应用范围广，利用的科室多、人员多，经常会遇到所需证书载体不同、交叉使用的情况。对此，我们在工作中探索采用复印、扫描结合的管理方法，在做好保密措施的同时严格控制各类证书适用范围，以保证其正常用途。譬如对需使用证书复印件的科室或个人在认真填写档案借阅申请单上的相关信息后，由档案科在复印件上注明用途并加盖医院公章;对需上传网络的电子版证书，由档案科首先进行扫描，然后在扫描件上添加水印，注明用途，既保证了信息的安全又最大限度的方便了使用。此外，数码摄像机、数码录音机等电子设备的使用，为档案开发利用工作提供了更广阔的空间。

　　2.3加大宣传力度，强化档案意识 医院档案科应加强档案知识的宣传，普遍提升医院各级人员的档案意识。可以通过院报、院周会等形式宣传档案馆藏内容，采取举办档案展览、印发编研材料、组织档案知识问答等方式，广泛向医务人员、行政管理人员宣传医院发展历史，增强对馆藏珍贵档案的了解，达到强化归档意识的目的。同时将档案管理纳入职能部门年终考核工作，多措并举、踏踏实实地做好档案的开发利用工作。

　　总之，档案作为重要的信息资源，只有科学管理，合理开发利用才能最大限度的发挥其作用，体现其价值。

　　参考文献：

　　[1]刘均贤，李现红.档案管理[M].山东文化音像出版社，2010.

　　[2]杨晓辉，于秀杰.医院档案信息的价值与开发利用[J].兰台世界，2013(z4)，138.

　　[3]唐祖军.基于高校档案特征的档案信息开发利用新思路探究[J].北京档案，2014(3)，30-31.

　　[4]安焕敏.档案开发利用与打造文化精品--档案馆社会化服务研究[J].北京档案，21-22.

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