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浅析医院电子档案治理
随着计算机技术和普遍使用和医疗技术的迅猛发展，电子档案在医院档案工作中所占的比例越来越大，发挥着日益重要的作用。加强医院电子档案的治理和利用，对于进步医院档案治理水平，促进医院可持续发展具有重要意义。1 医院实行档案治理计算机化的必要性
1.1 随着医院治理向科学化、现代化、标准化发展，医院各方面对档案信息的需求有增无减，迫切要求快速、及时、正确、系统地提供翔实、丰富的档案信息，这为医院实行档案治理计算机化创建了良好的外部环境和机遇。
1.2 近年来，医院办公自动化迅速普及，医院大多数文件资料和医疗信息都通过微机打印，产生了越来越多的电子文件。假如不对电子文件施行有效的治理，而只是固封于对纸质文件的治理上，那么对海量的信息进行纸质存储以及从海量的纸质文件中找出所需要的信息将不可能的事。而电子档案因其可共享性和信息的可操纵性，可以提供方便、快捷的查询、复制及数据交换等功能。
1.3 传统的档案治理方式已经不适应现代医院治理的需要。传统的档案治理由于档案治理职员配备随意性大、业务素质参差不齐、部分之间文件材料的收集职员没有建立起良好的协作关系、档案治理制度不够健全、标准不一、缺少具体规划等原因，缺乏完整性、同一性和涵盖性，从而造成档案治理效率低下，利用率很低，档案治理水平不能与医疗业务同步发展，影响了医院治理水平的进步和业务技术的发展。
2 电子档案的基本特点
相对于传统的纸质或多媒体而言，电子档案具有鲜明的特征。只有捉住这些主要特征，才能更好的对其进行有效的治理和利用。
2.1 虚拟性。我们现有的档案都是固定在某一载体上的，有的是纸张，有的是光盘或磁带，而电子档案是存储在计算机网络之中，其信息形态是数字化的，在没有与数据处理系统及硬件、软件相结合时，它是无法显示出来的，是非实际的事物，因而具有虚拟性。
2.2 可分离性和易变性
电子文件可以从一个载体转换到另一个载体，其内容信息却不发生任何变化；还可以通过网络传给远方的一个或多个接收者；还可把电子文件分解后分别通过不同的途径传递，存放在不同地点的不同设备上，在需要时再装配起来。同时，由于电子文件信息与载体的可分离性，使电子文件的增、删、改十分简便且不留痕迹，由此也造成电子文件操纵不当而易丢失，或不留痕迹被篡改。
2.3 集成性
文字、图形、声音、影像等多媒体信息均可以单独或相互搭配构成电子文件的内容，甚至通过超文本链接、跨库关联等方式扩展内容，这就造成了电子文件的多媒体集成性，使电子文件的信息形态及其组成要比纸质文件等复杂得多。
2.4 时效性强，周期短。档案整理是一个浩大的工程，需要耗费大量的人力物力。而数字档案则通过网络采集、数字化治理、电子邮件联系等新的技术手段和方式，大大减轻了劳动强度，缩短了档案整理的周期。另外，电子化的档案，使得修正错误或更新资料都十分方便，可以反映最新的情况。
2.5 加工的标准化、信息的海量化和检索的智能化。电子档案在资源加工、整理上有特定的同一标准，如同一的压缩化、编码技术、视频格式、浏览平台等，它依托互联网服务，不同部分的档案是可以共享的，并可以实现跨库关联和检索。数字化的编辑出版方式，可以收集到大量的资料，有效避免了过往由于编撰时间太长遗漏过多的现象。与标准化加工和海量信息相适应，在检索技术上，电子档案是智能化的，在非常短的时间内为用户提供最为满足的信息。
3 医院电子档案的治理和利用
3.1 电子档案的收集。只要是医院在工作中形成或采用的具有查考利用价值的各类电子文件，均应收集保存。主要包括以下几种文件类型：文本文件、图像文件、影像文件、声音文件、多媒体文件、其它文件（图形文件、数据库文件、超媒体衔接文件等）。医院电子文件的收集既要保证其系统完整，又要保证其原始性和有效性。由于电子文件具有分散性，每个部分、科室和工作职员都有可能是电子文件的形成者，因此，医院需建立完善的治理制度，明确各自职责，实行目标治理，通过分工合作，完成电子文件的收集工作。鉴于电子文件的特殊性，在收集电子文件的过程中要留意以下两点：一是电子文件一旦定稿，应设置为只读形式，不答应再修改；二是电子文件形成后，应及时收集；对需要长期才能完成的项目，要分阶段积累回档。
3.2 电子文件的整理与回档
在做电子文件的整理与回档工作时，必须要有同一标准。医院应责成档案治理部分，严格按照国家标准，结合本单位具体情况制定档案的基础工作标准，包括案卷质量标准、回档要求标准、全宗划分标准、分类要求标准等，使档案从立卷到回档等工作有序可循。在此基础上，档案治理职员要将各部分传输过来的具有保存价值的电子文件，按照一定的原则和方法，进行分类、排序、编目等整理工作。电子文档进行集中处理、确定档案属性后，从计算机或网络的存储器上拷贝或刻录到可移动的磁、光介质上，以便长期保存。在整理回档过程中要留意以下三点：一是在无论利用何种途径回档，必须由电子文档形成科室按同一格式编目整理后，传输给档案治理科室，不能由档案科室自行从网上下载，以保证电子文档形成部分对其数据的真实性、正确性负责。二是电子文件在移交时，应做可靠性鉴定、可读性鉴定和密级鉴定。三是回档的电子文件应是终极版本，不能有任何增减删改。
3.3 电子档案的利用
电子文件回档后，即成为电子档案。电子档案在做好保管的条件下，其治理效能主要体现在利用上，为医院的建设和发展服务。电子档案的利用一般有三种方法：（1）提供拷贝。电子档案具有良好的复用性，档案治理部分可以通过移动硬盘、软磁盘、U盘等载体向利用者提供记录在特定载体上的电子档案。（2）网络传输。通讯与计算机技术结合，为我们提供了广阔的网络环境。通过计算机网络进行远间隔传输，不仅更为方便、快捷、可靠，而且为医院远程会诊提供了技术支撑。（3）直接利用。直接利用是利用者通过档案馆或另一个检索机构的电子计算机，在档案馆或网络上直接查询的一种方法。其特点是可以减少大量的治理工作，为利用者提供技术支援，使更多的读者同时利用同一份电子档案。在电子档案的利用过程中，要留意以下三点：一是确定电子档案使用权限，查阅职员只能查阅本人权限之内的电子档案，如需查阅超越权限的电子档案，需经有关部分同意。二是强化电子档案密级治理。一般情况下，对于内容不是完全开放的电子档案，不宜用拷贝的方式提供利用，对于提供拷贝的制作，必须在有效监控下进行。三是采用通讯传输或直接利用等利用方式时，对有密级的信息内容要进行加密处理，并对所使用的密匙进行定期或不定期的更换。
4 医院电子档案治理应留意的几个题目
4.1 建立档案两套制治理，确保电子档案的使用安全。目前，在现有技术条件下，结合医院实际情况，纸质档案与电子档案将会并存很长时间，所以要建立档案两套制治理，以确保数据安全。在档案整理回档过程中，应在每一卷纸质档案的备考表或卷内目录
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