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卫生防疫业务档案两级管理探讨
我国各级卫生防疫站承担着群体预防任务，在开展疾病控制、 卫 生监督监测、科研、教学及健康等业务活动中，形成了大量的业务技术档案。从全国来 看，各地各级防疫站对这部分本应构成防疫站档案主体的卫生防疫业务档案采取的管理模式 不尽相同，有的防疫站是采用科存档案站存目录，有的则分散在科室，或固定人员管理，或干脆分散在个人手中。本人认为，对卫生防疫业务档案采取分级管理的，这样既符合档案工作基本原则，又能满足卫生防疫站业务开展的需要。 ? 防疫业务档案两级管理是指在卫生防疫站档案工作管理委员会的统一领导下，将防疫业务形成的技术档案实行分别站级、科级两级管理。其有以下四个方面：? 在确定站级业务档案的范围时，应本着总体性、综合性、性及学术性的原则对档案进行划分。即要将那些反映主要业务工作的总体水平的材料以及在基础监督监测上形成的综合性、分析性并具有一定学术价值且保管期限长的材料确定为站级档案，以确保站存业务档案能 够全面反映和概括本机构业务活动及工作水平。总体来看，站级业务档案的范围有以下几个方面：? 1?业务工作法规、标准及技术方法的档案。包括有关证书、研究报告、编制说明及验证报告等。? 2?年度或跨年度的法定传染病、地方病及中小学生常见病等疾病防治方案及、疫情流行病学分析、疫情流行趋势预测等。? (二)科级业务档案的划分及范围? 我国各级防疫站在日常业务活动中更大量地、更直接地是形成服务对象档案，即在对其所辖区内或对被划定为本站管理的单位所提供的经常性的疾病控制、卫生监督监测服务中所形成 的材料。这些材料的保管周期不易确定，需随所服务的的存亡而定，而且不少材料还因 工作需要逐年加以补充，因此存科保管更为便利。此外，卫生防疫工作成果的取得周期长，其疾病流行及防治得自于长期的大量的日常性监督监测材料的积累。这些常规性监督监 测材料不仅对当年的疫情分析有用，更可能是在若干年以后，能从中发现和分析出疫情流行规律。因此，这些一般性、经常性业务活动形成的材料不能因为有了综合性或总结性报告， 就可以随意处置，而应做为科级业务档案存科保管。科级业务档案的范围有以下几个方面：? 首先，站级业务档案管理可使站档案能够反映业务工作全貌和工作水平，对于站领导及时把握全局，做出正确决策提供了有力依据。其次，由于站级业务归档范围明确将具有性、学术性的材料交站归档，从而要求各科业务人员不能再仅停留在做一般性工作小结，而 是要在大量的监督监测材料上做进一步的加工，形成分析性报告，从而促进了业务工作的提高。第三，站档案室人员针对业务档案开展信息加工，通过各种编研材料为全站科研防病工作服务，有利于防疫机构科研工作的开展。第四，站级档案管理便于开展站际防疫信息的交流，为全市甚至全国的防疫工作提供利用。? 1?建立健全档案工作? 对种类繁多、形式各异的业务档案，要实行规范的管理，就必须建立切合实际的业务档 案管理制度。首先，在制定业务档案归档范围和归档制度时，站档案室人员应深入各科室，了解各科主要业务活动，再结合卫生部“全国卫生防疫工作规范”关于业务活动形成材料范 围的规定，经与各科密切协商，具体确定符合业务实际的各科站级和科级业务档案的归档范围。其次，对于各科的科级业务档案也要同站级业务档案一样，提出统一的立卷要求，以确保科级档案立卷的规范，但可使用不同的卷皮，以示区分；第三，严格科级秋档案的保管及利用制度，任何个人不得将档案据为已有。? 各科兼职档案员大多熟悉本科室的业务，档案知识相对贫乏。因此，要做好业务档案的立卷归档，就必须加强对他们的培训和指导。档案室可定期举办档案业务培训班，并将档案业务 列入兼职档案员继续的学习，进行学分评定，以提高他们学习档案业务的积极性。同时，档案室人员也要主动指导科室立卷和编目。? 各级防疫站在推行责任制时，应将业务档案的立卷归档也明确列入科管理中，制定相应的考核指标，定期对各科进行考核，与奖金挂钩，这是确保两级管理实施的十分重要的措施。此外，应将业务材料的归档列入全站业务人员年终考核评分标准中，从而真正确保业务档 案的收集归档。? 综上所述，将业务档案实行两级管理，是卫生防疫站贯彻我国档案集中统一管理基本原则而建立的一种档案管理模式，它符合卫生防疫业务工作的特点和需要，随着业务档案管理实践的，它将会更加完善，一定会为卫生防疫站业务工作的开展发挥重要作用。【卫生防疫业务档案两级管理探讨】相关文章：
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