浅议高职院校仪器设备档案管理
摘 要：本文从高职院校仪器设备档案工作重要性出发，分析了目前高职院校仪器设备档案工作存在的问题，并提出了改进措施。
关键词：高职院校；仪器设备；档案管理；问题与措施
中图分类号：G717 文献标志码：A 文章编号：1002-2589(2010) 12-0271-02
仪器设备档案是高职院校教育管理的一个重要组成部分，是高职院校建设与发展中不可缺少的一项长期性、基础性的工作。近几年来，各高职院校为了加强实践教学体系和实习实训基地建设，都在积极投入较大的人力、物力和财力，以便在短期内使硬件建设方面跨上一个新台阶，尽快改善实践教学的硬件条件，以适应高职教育发展和培养应用型人才的需要。为适应这一形势的需要，去年学院新增投人近1000万元的资金用于实习实训基地和实验实训室仪器设备的建设工作。如何建好仪器设备档案、管理好这些设备是充分发挥其作用的前提条件。管理好、使用好仪器设备的重要措施之一是建立仪器设备档案制度，即从仪器设备的选型、购置、验收、安装、调试、使用、维修、报废的全过程进行技术性管理。仪器设备档案是一台仪器从酝酿购置到它的报废过程的真实记录，对评价仪器设备的作用、效益和考核技术人员的业务水平、管理水平有着极重要的作用。因此，仪器设备档案是进行技术管理不可缺少的权威性文件。如何发挥仪器设备档案在实验教学中的地位和作用是我们的首要任务。
一、仪器设备档案管理的重要性
随着我国高等教育事业不断壮大，占有半壁江山的高职院校，其档案管理工作日益显示出重要的社会价值和作用。高职院校是培养应用型人才的场所，应用型人才的培养离不开实验实训基地，而实验实训基地又离不开仪器设备的建设。从而仪器设备档案管理是高职院校从事教学、科研、新技术开发和社会服务的重要物质基础，也是加强仪器设备管理的基础，仪器设备管理工作是一项技术性强、复杂细致而要求非常严格的工作，实验仪器设备的正确使用、维护、保养和及时维修，对实验实训教学的顺利开展起着至关重要的作用，实验实训教师、实验实训技术人员的工作主要是带学生做实验，学生实验做的怎样，又取决于仪器设备稳定的性能和完好的运行状态。比如在学校内部，由于部分实验实训工作人员岗位变动等，给仪器设备带来了新的问题，使不少仪器设备资料和零配件丢失，出现了故障不能及时维修而无法继续使用，造成了严重的浪费，有的设备因技术资料不全，给维修带来很大的困难，正因为学校多年来对仪器设备档案的重视，对实验实训室仪器设备建立了科技档案管理，我们从仪器设备的定购合同、使用说明书及全套随机文件材料统一由院综合档案室负责收集和积累，并建立相应的仪器设备档案。仪器设备的`管理与使用、保养与维修、借出与归还，各部门都有专人管理、专人负责，相应产生的文件材料，留各系实验实训室存档保管。以便给日常工作提供原始资料，为实验室仪器设备查找提供方便，多年的管理经验，充分地证明了设备档案管理的重要性。
二、仪器设备档案管理中存在的主要问题
仪器设备档案是实验教学管理中必不可少的工具。是实验实训基地建设与发展的真实记载，也是衡量学校教学管理水平和教育质量的重要标志之一，然而高职院仪器设备档案管理工作还存在着以下若干问题：
1.档案意识淡薄。仪器设备档案反映仪器设备的历史、现状及将来。一般情况下，凡作为学校固定资产的仪器、设备在其购置、验收、调试、运行、管理、维修、改造、报废等全部活动过程中直接形成的对学校和社会当前与长远具有保存利用价值的文字、图表、声像等不同载体材料，以及随机材料均属仪器设备档案。可有部分系领导对仪器设备档案的重要性认识不足，如保修单、软件、图纸、说明书等等仪器设备档案工作处于无人抓无人过问的状况。有些实验实训室管理人员缺乏长远的管理意识，存在着短期行为思想，平时不注意收集和整理，往往是有活动无记录或记录不完备，有措施无书面文字资料存档，等等，导致一些有价值的资料不能及时地服务于实验教学。