论学生档案数字化管理
高校学生档案是学生在学历教育阶段的各个时期所产生的文字资料,是每一个教育阶段的真实反映,记录着个人最早、最原始的文件材料,是人事档案的前身及组成部分,是党和国家考核干部时最真实、最可靠的参考资料。随着计算机网络时代的到来,高校规模扩大,就业方式的改革,服务对象的变化,高校学生档案利用率的增加,建立高校学生数字化档案,成为当今信息时代的必然发展趋势。
一 高校学生档案数字化管理是大势所趋,刻不容缓
1.建立学生档案数字化管理,适应高校扩招新形势
随着高等教育事业的迅速发展,高校学生档案的内容和形式呈多样化发展。虽然高校学生档案直接服务于高校学生个人,但又与高校教学和学生管理密切相关。随着高校办学层次的拓展,教育活动领域的延伸,社会需求专业的增多,学校办学规模的扩大,教学改革的深入,毕业生档案的利用率呈现逐年递增的'趋势,因此只有建立数字化学生档案才能适应时代的需要。
2.社会的发展要求学生档案数字化
传统的高校学生档案,是以纸质档案的形式保管的,并且大量是通过手写去完成的。纸质档案是学生档案的根本依据,但是也给档案管理工作带来了很大的局限性,如归档的质量不高、体积大、纸张容易发黄及被虫蛀、不易携带、不便查找、信息传递慢、无法检索等。档案数量增多与档案利用率降低的矛盾日益突出,造成档案资源无法共享,技术积累的成果无法被有效利用,所以说传统的高校学生档案模式早已不适应现代信息社会的发展要求。
3.毕业生就业方式的改革需要学生档案数字化
随着我国社会主义市经济体制改革的不断深入和发展,以及人才市场的开辟,高校毕业生由原来的统一分配变成了双向选择,人事代理制度由此广泛实施。由于虚假学历的泛滥,用人单位越来越重视高校学生档案的真实性,加强高校毕业生档案管理工作尤显重要。高校毕业生就业政策规定,高校毕业生在学校集中办理就业手续时仍未落实就业单位的,其档案由高校转至毕业生生源地就业指导中心代管。落实工作单位后,用人单位或本人凭相关手续到指导中心提取档案。在频繁的转递过程中,毕业生个人档案材料的丢失、损坏、涂改等现象不可避免。只有实现学生档案数字化,才能从根本上保证学生档案资料的完整、齐全和安全。
4.建立学生档案数字化,充分发挥学生档案利用
高校与各国之间交流合作日益频繁,就我校而言,档案部门每年接待因出国留学、申请移民、研究生入学考试办理成绩及相关证明材料的各届学生愈来愈多,高校学生档案的利用工作越来越重要。因此,建立学生档案数字化,加强档案服务意识,做好学生档案利用工作,才能树立高校档案部门良好的对外服务形象。
二 建立学生档案数字化系统,最终实现高校档案资源信息化建设
1.根据学生档案的收集、管理、转递的流程,开发优秀的适用于学生档案管理信息网络使用的软件
学生管理信息网络使用软件应该具备用户登陆;新生登记;学生信息查询修改;分数查询修改;处分奖励查询修改;学生人数统计;系统管理页面;毕业登记等八个主要基本功能。但是目前高校对于文书、教学综合及人事档案等基本都已有比较成熟的软件系统和规章制度,唯独只有学生档案因其转递速度快,滞留时间短等原因,而受不到领导和档案工作者的重视,所以学生档案信息系统才刚刚起步,因此要想在短时期内完成学生档案信息资源的建设,需要借助校园网成熟的软硬件环境,实现学生档案系统与校园网的无缝接轨,并利用校园网与社会档案管理网络的对接,使今后的学生档案管理不再是孤立的个体,充分利用网络调用学生档案,利用网络的实时性,方便学生、企事业单位和查询者查询、检索学生档案,最终实现
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