对高校基建档案管理工作的思考与探讨
摘要:本文通过对高校基建档案工作的阐述,结合自身工作经验以及对其他高校的调查,综合分析了它在实施过程中暴露出的问题,并针对性地提出了解决的有效途径,期望为完善高校基建档案工作提供借鉴。
关键词:高校;基建档案;作用;问题;完善
随着教育育人理念的不断深入与高校现代化要求的加大,高校基建工作大跨步地展开,高校基建档案是对它的全程记录,在基建工程的统筹建设中具有极其重要的借鉴和指导价值,不可或缺。然而,根据我自身工作经验以及对各高校的基建档案管理现状的调查,目前高校基建档案工作不尽如人意,严重缺失,这不仅破坏了基建工作历史记录的完整性,也不能为今后工作提供合理的经验,使得基建工作依旧处于摸索、徘徊阶段,成为高校基建发展的瓶颈,难以实现行之有效且符合高校自身特点的管理工作,同时,最大限度地提高建设资金的投资效益也成为空谈。基于这一情况,我展开了对高校基建档案的思考与讨论工作。
1高校基建档案概述
高校基建档案是指高校在基建管理和基建工程项目从酝酿、决策到竣工交付过程中,直接形成的具有保存利用价值的文字、图表、图纸及声像等不同形式的文件材料。它是校园各种建筑物、构筑物以及管线等基本建设工程的规划、设计、施工、使用、维护和检修等活动的直接记录,也是对工程进行检查、维护、管理、使用、改建、扩建的依据和凭证,还是学校档案中不可缺少的重要组成部分。内容一般可分为依据性文件、基础性文件、工程设计文件、工程管理文件、施工竣工验收文件、基建财务文件、监理文件等七大类。
从高校基建档案的定义和内容来看,它除了具有一般档案的原始记录性、信息性、价值性等普遍特点外,还具有自身独有的特点:成套完整性、专业性、范围广、现实性、周期长、复杂性等。这些独有的特点决定了基建档案的作用是不可估量的,具体表现在以下几个方面:
1.1史料作用,基建工程实况的再现。高校基建档案用大量的文字和数据,如实地记载了校园基建工程从立项到竣工、交付、使用及运行管理全过程的情况,客观地反映了项目总体规划、实施计划、构建设计、组织施工、后期改建等方面的情况,真实地提供了投资计划、预算、决算等落实情况。一套完整的基建工程档案,除了有大量的文字、数据记录外,还有足够的图纸、表格,给人以具体、直观、形象的展现。因此,在具有一套完整基建档案前提下,再现某项基建工程全面貌的工作就显得轻而易举。
1.2历史凭证,见证基建工程的发展历程。基建档案在记载一项项基建工程的同时,还记载着学校的总体布局和远景规划。记录历史的文字、数据、图纸、照片等不仅是人们进行社会实践活动的真实的历史反映,也是考究高校基建工作历史和研究高校基建工作前景的科学依据。通过连续的、整套的高校基建档案,我们可以清晰地了解不同时期、不同地区的高校基建状况,并从中描绘出基建工程的发展历程,是对前期基建工作历史概述的'有效凭证。
1.3参考价值,对基建工作有指导意义。基建工程的各种统计、报表、维修、扩建等离开基建档案都将寸步难行。基建工程设计档案一般已经过了施工考验,承受了实践的检验。重复利用或参考这些图纸和资料, 吸取精华、去其糟粕,不仅可以加快速度,还可以提高设计质量及经济效益。
1.4维权依据,解决由基建引起的纠纷。由于历史的原因或相关制度不完善,许多高校在学校权属、土地纠纷等方面,一直存在着与周边单位或与农民地界争议的现象,以及许多合并后的高校,由于合并前学校隶属关系的不同,不少高校同时又在建设新校区,存在诸多产权不明晰的问题或建设过程中的质量问题,基建档案将为解决这些问题提供有力的证据。
2当前高校基建档案工作暴露出的问题