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商务培训中电子文档制作探讨
[摘要] 阐述了培训文档的定义及特点，对文档内容和素材的选取作了认真的分析，列出了常用制作软件的特点及作用，有助于培训师制作出高质量的培训文档。[关键词] 培训文档 素材 制作软件
现代商务活动中，计算机辅助的商务培训越来越普及，因此如何制作出高质量的培训用电子文档是培训师的必备技能。培训电子文档是培训师根据培训大纲的要求和需要，经过认真设计，并以多种媒体的表现方式和超文本结构制作而成的计算机文档。
培训电子文档简称培训文档，必须具有教学性、科学性、交互性、集成性、诊断性等特点，能够生动形象地描述各种培训题目，进步学员的学习爱好，增强培训效果，拓宽学员的知识面。随着计算机辅助教学被广泛应用在各级各类培训机构，制作和使用优秀的培训文档已成为培训教学的关键环节。要制作优秀的培训文档，内容的选取及公道布局是制作的关键要素，制作软件的灵活使用是必备技能，良好的授课质量及学员的认可是制作目标。
一、培训文档的素材及内容选取
1.培训文档中的素材。培训文档是多种媒体素材的有机整合，包括文本、图形、图像、动画、音频、视频等。
文本是培训文档中一项必不可少的内容，是学员获取知识的重要来源。文档的文本不是越多越好，过多的文本会使画面失往魅力，使学员厌烦，所以文本内容应力求简明扼要，突出重点。
图形、图像在培训文档中也是必不可少的素材，现在计算机的特点是在制作文档时能运用多种方法把文档制作得更生动、直观、通俗易懂，而图形、图像所表达的信息远远超过文本，因此，最好的方法就是把图形图像恰当的运用到文档中往。图形、图像的公道使用可以减轻眼睛的疲惫，有利于学员对主体内容的感知、理解和记忆。
动画是连续播放的一系列画面，它的基本原理与电影、电视一样，都是利用人类的“视觉暂留”原理。因此利用动画可以帮助我们对知识的理解和记忆。在文档中动画的设计应简洁生动，构图均衡同一，每个动画都要有目的性。但动画设计不宜过多，否则轻易分散学员的留意力。
音频即声音。若单凭视觉元素传递信息，会给人单调和枯燥的感觉，公道地加进一些声音对画面可起辅助作用，能更好地表达培训内容，吸引学员的留意力，增强学习爱好。声音包括解说、音乐和音响效果。
视频素材多用在一些具有实验或实践环节的培训文档中，视频的加进，不但可以使文档变得丰富多彩，而且能够进一步增强培训效果。
2.培训文档内容的选取。设计某门具体培训课程的培训文档时，要充分考虑培训内容的实际需要，选题必须精心、正确，体现实用性和针对性。选取文档内容时应留意以下方面：
(1)选择培训课程的重点与难点部分制作文档。培训文档是为学员更好地理解培训内容而设计的，因此必须根据培训的内容和大纲，在突破重点、难点上下工夫。设计应源于培训教材又高于教材，突出重点、难点，扩充培训教材之外的知识。能否达到培训教学的目标要求，关键在于课堂教学过程中培训师与学员的双边活动能否突破重、难点，因此捉住课程的重点与难点部分制作文档是至关重要的。
(2)选择传统的培训教学难以表达或不能表达的内容制作文档。对于那些采用传统的培训教学方式难以表现或理解的课程内容，采用培训文档方式进行公道设计后，能够充分展现知识的形成过程，变抽象为具体，弥补了传统教学方式的不足，有利于学员理解和把握培训内容。
二、培训文档制作软件的选择
制作培训文档的软件，是指采集、编辑及处理音频、视频、图形、图像及动画等媒体素材的一系列工具，可分为素材采集与制作软件和素材编辑与合成软件两大类。“工欲善其事，必先利其器”，把握常用制作软件的结构特性及使用要点，恰当地选择适合自己风格的软件，往往能在培训文档的制作中达到事半功倍的效果。
1.素材采集与制作软件。制作培训文档时，首先应进行各种培训信息素材的预备，用相应的计算机软件对各种培训素材进行采集或制作。目前比较常用的素材采集与制作软件主要有如下几种：
(1)文本输进与处理软件，最为常用的是Word和WPS，两者都能根据文档设计的需要制作出字形优美、任意字号的培训文本素材。
(2)静图素材采集与制作软件，培训文档的静图素材包括图形和图像两大类。CorelDraw是较为流行的图形处理软件，而Photoshop是使用最多的图像采集和制作软件。
(3)动画素材采集与制作软件，培训文档制作动画的常用软件主要有Animator Studio、Cool 3D及3DS MAX等。
(4)音频素材采集与制作软件，培训文档中所用的音频主要包括文档的背景音乐、解说及音效三部分。采集与制作的声音文件可用Cool Edit或SoundForge。
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